¿Cuál es la clave del éxito en un proceso de transformación?

Hoy en día es inevitable que las empresas tengan que afrontar (y enfrentar) un proceso de transformación. Además, la situación que hemos vivido en los últimos años ha acelerado aún más la digitalización de las compañías.

El momento que estamos viviendo ha supuesto un punto de inflexión y, para bien o para mal, no parece que se vayan a retomar los métodos más tradicionales. Por eso, tenemos que preparar a las compañías para cambiar: o dan el salto o se quedan fuera. Pero, ¿por dónde empezar?, ¿cómo afrontar ese cambio?, ¿qué pasos tienen que dar? Resumimos los puntos fundamentales que se deben seguir para conseguir que el proceso de cambio sea todo un éxito.

Miedo ante lo desconocido

Aunque las empresas están preparadas para ejecutar de forma eficiente un negocio y hacer pequeñas mejoras incrementales, la situación es distinta cuando hay que hacer cambios radicales. A esta incertidumbre ante el cambio, además, se suma que las personas, por regla general, suelen ser reacias a este tipo de modificaciones por la inseguridad que generan.

¿Cómo solucionar esto y superar todas las trabas? La respuesta la encontramos en un modelo de gestión específico para estos procesos de transformación o de cambio profundo, distinto al business as usual o el modelo de gestión típico de una compañía.

¿Qué son los procesos de cambio?

Cuando hablamos de procesos de cambio o de transformación los más típicos son los de renovación tecnológica, cambios en el modelo de negocio, cambios a nivel organizacional, procesos de transformación digital o procesos de adopción de métodos ágiles.

¿Cómo es el proceso de cambio?

A la hora de afrontar nuestro proceso, debemos tener en cuenta una serie de factores:

1. Las personas

Lo primero a tener en cuenta es el factor humano: a las personas nos cuesta mucho cambiar, por lo que es fundamental incluir algún tipo de agitador o agente externo que aporte una visión distinta, ya que ‘desde dentro de la botella no se lee la etiqueta’.

2. Los objetivos

Es prioritario hacerse esta pregunta: '¿para qué quiero cambiar?’. Un error típico (y muy grave) es no preguntarse el ‘para qué’ de los procesos de transformación digital. Es importante tener muy claro y entender qué va a suponer este cambio para la compañía.

Y, una vez respondida esta pregunta, tenemos que definir con claridad nuestros objetivos para que generen una visión compartida y después se transformen en KPIs que nos permitan hacer seguimiento del impacto del cambio.

3. Identificar un pequeño Assessment

Ya una vez definidos nuestros objetivos, pasaremos a definir el GAP actual respecto a los objetivos.

4. Roadmap

A partir de ese GAP, creamos un roadmap de alto nivel identificando los proyectos y los agrupamos en programas o en grandes líneas de acción (eficiencia, mejora cultural, etc.).

5. Modelo de gobierno de ese cambio

Por último, un punto fundamental que muchas veces se olvida es el modelo de gobierno de ese cambio; es decir, cómo ejecutar ese roadmap. En Paradigma proponemos siempre aplicar principios Agile al proceso de cambio: centrarse en el valor, hacer pequeñas iteracciones o promover equipos autónomos.

Consejos para llegar al éxito

Para que un proceso de transformación llegue a buen puerto, te contamos una serie de recomendaciones que te serán muy útiles y que harán el proceso más llevadero:

• Las consecuencias de las transformaciones siempre recaen sobre las personas. Tenemos que hacer una adecuada gestión de los sentimientos de las personas.
• Cuando los cambios llegan desde fuera suelen ser rechazados. Debemos gestionar la participación de diferentes departamentos en el cambio para que lo entiendan como algo propio. En esta línea, es recomendable implicar a personas internas y que lideren estos proyectos.
• No se puede hacer un proceso de cambio desde abajo hacia arriba. Para eliminar posibles obstáculos, lo mejor es tener el liderazgo y los sponsors correctos.
• No todo el mundo servirá para el nuevo escenario. Hay personas que no son capaces de desaprender o de adaptarse al nuevo entorno y esto se debe aceptar desde el inicio
• Quick wins. Independientemente del roadmap y del plan de acción, en los primeros meses se debe entregar un plan agresivo para obtener resultados desde el principio.
• Reservar el tiempo necesario para los proyectos. Los proyectos de cambio o de transformación no se hacen en horas extra. El cambio requiere mucho tiempo y compromiso.

El cambio es constante

Definir de manera clara todos estos pasos nos ahorrará más de un quebradero de cabeza. Este proceso de cambio es complejo, pero teniendo claros los objetivos y el ‘para qué’ el camino será mucho más ágil y llevadero. Además, debemos asumir que el cambio es constante en el entorno empresarial y una vez que sea conquistado, es el momento de consolidarlo y convertirlo en parte de la cultura de la empresa.

¿Quieres seguir profundizando en el tema?

Si te has quedado con ganas de conocer más a fondo el método que aplicamos en Paradigma en un proyecto de transformación, no te pierdas este podcast en nuestro canal Apasionados por las Tecnología.