¿Dónde realizo mejor mi trabajo? Oficina propia VS oficina de cliente

El otro día alguien me planteó que, quizá, en ocasiones, puede tener sentido trabajar en oficinas del cliente. Esta compañera me planteaba que podríamos hacer el ejercicio de ponernos en la piel del cliente para analizar sus necesidades y preocupaciones. Para realizar este ejercicio partimos de una pregunta: ¿por qué existe la consultoría?

¿La respuesta? Por un concepto puramente económico: la subcontratación frente a la contratación directa. Es decir, que en cierto modo, la propia idea de contratar a un equipo de expertos externo para desarrollar un producto ya parte de un ahorro económico.

Como resultado de ese ejercicio, recopilamos una serie de puntos que nos parecen interesantes a la hora de valorar la necesidad de desplazarnos a las oficinas de cliente.

El lobo de Wall Street

Productividad del equipo

En muchas ocasiones el cliente tiene la “sensación” de que por el hecho de no estar en un sitio en el que el “nos pueda controlar”, no estamos trabajando o no lo hacemos con la productividad esperada. ¿Os suena? ¿Habéis vivido esta situación?

Es probable que esto se deba a la herencia de una filosofía y cultura empresariales obsoletas en las que se valoraba al Director de Servicio, que tenía más “sirvientes bajo su yugo y más horas”, fueran o no productivos, a la eficiencia de recursos y no la de flujo.

Nuestros marcos de trabajo principales son Scrum y Kanban y estos nos dan distintas opciones para reducir e incluso eliminar esa sensación de baja productividad por medio de diferentes prácticas:

  • Tableros digitales que permitan visualizar en todo momento el estado y evolución del trabajo en curso.
  • Herramientas y entornos que faciliten la integración continua.
  • Herramientas y entornos que faciliten la entrega continua.

Cuestión económica

El hecho de trabajar en nuestras oficinas hace que todos los gastos derivados de mantenimiento de edificio, luz, puestos de trabajo… recaiga directamente en los costes de la empresa, evitando así trasladar este coste al cliente, que de otra manera tendría que asumir estos gastos si el trabajador se viera desplazado a sus oficinas.

A esto hay que sumarle que los productos/proyectos que llevamos a cabo suelen finalizarse en algún momento, de manera que los puestos que ocupamos en las oficinas de cliente pueden quedar en algún momento vacíos y, por lo tanto, infrautilizados.

Confidencialidad

Es cierto que en muchas ocasiones, por el sector en el que desarrollamos un proyecto/producto, tratamos con información sensible. ¿Qué no es información sensible en el día de hoy?

Esto es un argumento importante que implicaría tener que desplazarnos a las oficinas de cliente (por ejemplo: el CNI) pues en algunos casos (en mi experiencia los menos), los equipos son fijos, no existen la posibilidad (no se permite) de túneles VPN, no se puede trabajar con repositorios externos, no hay conexión a Internet…

Pero aún con esto, no se garantiza la salvaguarda de la información (ejemplo: Wikileaks, Vatileaks…) ya que como la inmensa mayoría de los auditores de seguridad coinciden, la vulnerabilidad más grande de cualquier empresa/sistema son las personas.

Intercambio de ideas

Cuando trabajamos en nuestras oficinas sobra decir que lo hacemos con nuestros compañeros y compañeras, estén o no asignados al desarrollo del producto en el que estamos directamente involucrados.

Esto facilita que en cualquier momento podamos participar de la comunidad de prácticas, redes colaborativas… y que esto revierta en un beneficio directo en el desarrollo en el que estamos involucrados. Esto que parece tan simple puede aportar mucho en un momento dado.

Coordinación con otros equipos o tiempos de respuesta

Uno de los principales motivos por los que trabajar en la oficina de cliente puede ser el hecho de que existan distintas áreas o proveedores con los que debemos coordinarnos y que para ello es más fácil que todos estemos en la misma ubicación física.

Esto es algo cierto, el hecho de manejar una única ubicación mejora los cauces de comunicación, disminuye la complejidad y también las interferencias pero, en pleno siglo XXI en el que la inmensa mayoría de tecnológicas trabaja con más de un proveedor, con factorías externas (no solo nearshoring sino también offshoring), trabajar deslocalizados no va a ser el mayor impedimento a la hora de coordinar equipos, ¿no?

Esto no quita que para ciertas cuestiones o momentos determinados del proyecto, como puedan ser agilizar la resolución de dudas, una puesta en producción, un traspaso… nos desplacemos a las oficinas de cliente para agilizar al máximo esas comunicaciones.

Flexibilidad horaria

Quizá no sea algo que abunde, y por ello habla bien de nosotros. En nuestras oficinas tenemos dos opciones de jornada: la “normal”, con dos días de teletrabajo a la semana, y la jornada compacta, que nos permite hacer 4 días de horario de 8:00 a 15:00 y un día de 9:00 a 18:00.

Esto es algo que bajo mi punto de vista entra dentro de varios ámbitos (beneficios), desde la conciliación al salario emocional.

Ubicación

El lugar de trabajo puede tener asociadas otras variables no menos importantes que las ya mencionadas o las que mencionaremos a lo largo del post como puedan ser:

  • Guardería de los niños: en muchos casos ligamos la facilidad de poder llevar/traer a los niños/as a la guardería el hecho de que este, o bien cerca de casa, o del trabajo.
  • Tiempo de desplazamiento: si hemos escogido la empresa por cercanía a nuestro lugar de residencia es muy probable que este tiempo se incremente.
  • Económico: por ejemplo tener que cambiar de medio de transporte quizás nos haga pasar de un abono de transporte de 90€/mes a un gasto en gasolina de 200€/mes.
  • Aparcamiento: puede parecer algo simple pero el hecho de poder aparcar cerca o en un tiempo razonable también es algo a tener en cuenta.

Película “Marte”. Fuente theconversation.com

Infraestructura

Todos en nuestro día a día tenemos una serie de necesidades para llevar a cabo nuestro trabajo dentro de un mínimo de normalidad como puedan ser:

  • Acceso a las salas de reuniones. Esto en ocasiones es un problema independientemente del lugar en el que estés desarrollando tu trabajo, pero si además estás en oficinas externas, se acentua.
  • Ubicación y creación de paneles físicos u otras necesidades para el desarrollo del producto.
  • Acceso a comedores y otras zonas de uso exclusivo para los empleados de cliente.
  • Conexión a Internet. Aunque no lo parezca en algunas oficinas estas conexiones están restringidas y eso no facilita la labor de los equipos.

Podríamos incluir la infraestructura necesaria para desarrollar el producto pero hoy en día, con una buena banda ancha y una VPN se llega a todas partes ;)

Distracciones

Cuando estamos trabajando en la oficina de cliente por lo general somos más propensos a que el Product Owner, los stakeholders o cualquier persona que esté involucrada en el ámbito del proyecto intente:

  • Proponer a determinados miembros del equipo cambiar las tareas o añadir nuevas. En ocasiones el PO tiende a querer nominar y proponer quien debe hacer que, basándose (o no) en el Sprint Backlog.
  • Involucrarse en decisiones técnicas.
  • Pretender un reporte o fiscalización de las tareas, o tiempos.

Evaluación de desempeño

Quizás esto se de más en casos en los que se desplaza a una persona o un grupo muy reducido a las oficinas de cliente. Todos los años revisamos (al menos una vez al año) nuestro desempeño y esto se hace por medio de una serie de evaluaciones cruzadas.

Nuestra evaluación se lleva a cabo por distintos roles dentro de la empresa, y el hecho de que estemos desplazados no facilita formar una visión 100% clara sobre nuestro desempeño diario por mucho que la persona que nos da feedback lo pretenda.

Al fin y al cabo, no es lo mismo estar sentado/ubicado cerca de la persona a la que evaluamos, ver como interactúa con su equipo, como participa de las distintas comunidades… que tener que basarse en visitas o encuentros puntuales.

Desvinculación o pérdida de identidad

Recuerdo un tiempo en el que alguien se refería a los compañeros que trabajaban en las oficinas de cliente como “expatriados”, que palabra tan bonita, ¿verdad? Si buscamos el término en la RAE la definición es la siguiente:

1.adj. Que vive fuera de su patria.

Creo que no hace falta buscar muchas más ni darle mucha más vuelta, que vive fuera de la patria, sin duda no creo que se nos ocurran muchas alusiones positivas a esto, ¿no?

Pues bien, nosotros como empresa promovemos unos valores, unos principios, una cultura y cuando nos trasladamos a las oficinas de cliente ese “sentimiento” se pierde o se congela porque normalmente somos el “elemento extraño” en la oficina de cliente y es su cultura la que está en nuestro entorno en ese momento.

Nosotros podemos evidentemente difundir la nuestra, pero esto en ocasiones puede generar fricciones y ser incluso contraproducente, o directamente no tener el menor impacto.

Formación

Mi experiencia me dice que por mucho que en las oficinas de cliente estén preparadas o que nuestra propia empresa haga por facilitarnos la asistencia a las formaciones cuando estamos desplazados, esto es algo que claramente no tiene la misma llegada cuando estás en tus oficinas que cuando estás en las oficinas de cliente.

En Paradigma Digital disponemos de formación en inglés, meetups, comunidades, formaciones internas, seminarios… trasladar tan solo parte de esto a cliente es algo complejo, por lo que en la mayoría de los casos cuando nos vemos en la situación de tener que desplazarnos a cliente, acceder a estas formaciones nos es prácticamente imposible.

Y esto tiene una doble vertiente de pérdida, tanto hacia la empresa como hacia el cliente porque sus profesionales están menos formados y/o actualizados.

Otras cuestiones por las que también nos gustan nuestras oficinas

Otras cosas que también hacen que nos guste trabajar en nuestras oficinas:

  • Futbolín, Ping Pong, Arcade Games…
  • Fruta en la oficina, café…
  • Comunicaciones y eventos internos.

Podríamos hablar de otros muchos puntos, esto es solo un breve resumen. En conclusión, todos sabemos que los trabajadores felices somos trabajadores más productivos, y esto es algo que se posibilita cuando tenemos todas las herramientas y facilidades a nuestro alcance. ¿Qué opináis?

Trabajo como Scrum Master en Paradigma Digital. Para mí, Agile es una forma de vida. Compromiso, foco, franqueza, respeto y coraje, son las guías básicas que rigen mi día a día. Fiel protector de Scrum como marco de trabajo que nos permite, no solo trabajar de una manera óptima, sino mejorar continuamente. Mi objetivo es la entrega de valor continua y, junto con todo el equipo, trabajamos para alcanzarlo con el mayor y mejor estado de motivación, concentración, felicidad y profesionalidad. Siempre en el camino de la mejora continua. Mi concepto base: SHU-HA-RI.

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