¿Para qué sirve el rol de gestión de proyectos? (No, la respuesta no es "para hacer reuniones").

Todo el mundo ha vivido o escuchado historias de reformas que se convierten en una pesadilla. ¿Te imaginas esa frustración multiplicada en un proyecto tecnológico crucial para tu negocio? Al igual que una cocina mal reformada puede generar caos y sobrecostes, la ausencia de un perfil de gestión de proyectos, o en nuestra terminología, un Agile Delivery Leader (ADL), puede llevar al traste incluso la iniciativa tecnológica más prometedora.

Hace tiempo reformé mi cocina, haciendo tanto una pequeña obra como cambiando los muebles y electrodomésticos. La obra fue sobre ruedas pero la instalación de los muebles y electrodomésticos fue un desastre. Técnicos que no acudían a la cita acordada, descoordinación entre ellos que hacía que muchas veces vinieran para darse la vuelta, desconocimiento de los acuerdos a los que habíamos llegado previamente…

¿Cuál fue la diferencia entre uno y otro? ¿Tal vez los especialistas eran mejores profesionales? Realmente, una vez que podían realizar su trabajo, ambos lo ejecutaban de una forma impecable. Entonces ¿Qué ha fallado en uno y no ha fallado en el otro? Seguro que ya sabéis la respuesta. Los que realizaron la obra tenían una persona encargada de que las cosas sucedieran de forma correcta mientras que, en el otro, nuestro contacto era el vendedor que, una vez realizada la venta, pasó a otra cosa.

Este es el trabajo de un buen gestor de proyectos: conseguir que un conjunto de buenos profesionales se coordinen para atender de la mejor forma posible las necesidades del cliente y, en el mundo de la tecnología, donde los requisitos cambian y las necesidades de cada proyecto son únicas, esta labor se vuelve imprescindible. En Paradigma, la figura clave para evitar este tipo de desastres es el ADL (Agile Delivery Leader), la persona encargada de guiar tus proyectos tecnológicos hacia el éxito. Pero, ¿qué hace realmente un ADL?

1 Se asegura de que todas las personas del equipo conozcan los acuerdos que les impactan

Una de las primeras cosas que pasaron durante la instalación de mi cocina fue que había acordado que me retiraran la antigua nevera. Cuando el técnico llegó, me indicó que no lo tenía contemplado y que eso requería hacer sitio en el camión y obstaculizaría el resto de su trabajo al tener una nevera en medio que tendría que ir moviendo para descargar lo demás.

Mi cara de sorpresa fue absoluta. Incluso había preguntado si debía pagar algo por ello y me aseguraron que no había problema. Obviamente, llamé al contacto que me había vendido la cocina y le recordé el acuerdo pasándole inmediatamente el teléfono al técnico.
Todo se soluciono para mí pero, de haberse gestionado mejor, el técnico no vería entorpecido su trabajo durante todo el día, ni tendría que dedicar esfuerzo a cargar y colocar una nevera que no tenía planificada.

Imagina esto en un proyecto tecnológico: el equipo de desarrollo asume que ciertas APIs estarán disponibles, pero el equipo de infraestructura no está al tanto de este acuerdo. Esto lleva a retrasos, frustración y reprocesos. Un ADL se asegura de que todos los equipos involucrados conozcan los acuerdos y dependencias, facilitando la comunicación y evitando cuellos de botella. En un entorno Agile, esto se traduce en una comunicación constante, asegurando que todos las personas implicadas estén alineadas con los objetivos y los requisitos.

2 Es el guardián del tiempo, el dinero y la cordura

De la misma manera que asegurar los acuerdos iniciales es crucial, la gestión del tiempo y los recursos es otro pilar fundamental en cualquier proyecto, ya sea una reforma o el desarrollo de una nueva plataforma tecnológica.

Como la mayoría sabréis, hacer una reforma requiere que varios profesionales trabajen al unísono, teniendo claras las fechas de entrada y salida de cada uno, permitiendo que todos puedan realizar su trabajo en las óptimas condiciones.

Pues esto no es lo que pasó: cuando venía el cristalero, se daba cuenta que había que desmontar el grifo que ya había instalado el fontanero para poder instalar el salpicadero. El instalador se dio cuenta que el frigo que habíamos pedido no era el que estaba y que nos habían mandado unas luces que no estaban en el presupuesto, lo que incurrió en retrasos y sobrecostes.

De manera similar a cómo la descoordinación entre el cristalero y el fontanero provocó tener que desmontar trabajo ya realizado, en un proyecto de desarrollo de software podría ocurrir que el equipo de frontend implemente una interfaz de usuario sin una comunicación adecuada con el equipo de backend. Esto podría resultar en una interfaz que no se integra correctamente con la lógica de negocio ya desarrollada, obligando a ambos equipos a realizar ajustes y correcciones, con la consiguiente pérdida de tiempo y aumento de costes.

Además, al igual que en mi reforma se entregaron electrodomésticos incorrectos y luces fuera de presupuesto, en un proyecto IT la falta de una gestión adecuada de los requisitos y del presupuesto puede llevar a desarrollar funcionalidades innecesarias o a exceder los costes previstos. Un buen Agile Delivery Leader (ADL) planifica y organiza el trabajo de forma integral, asegurando que los diferentes equipos trabajen de manera sincronizada y eficiente.

3 Anticipa desastres (antes de que huelas el humo)

En mi experiencia con la reforma, la acumulación de problemas llevó a que expresara mi frustración a través de críticas negativas. La empresa, en lugar de prevenir esta situación, tuvo que reaccionar ofreciéndome una compensación.

En el complejo entorno de los proyectos de consultoría tecnológica, la gestión proactiva de riesgos es fundamental para evitar "desastres" que puedan comprometer el éxito del proyecto. Esto implica identificar, analizar y planificar respuestas a posibles eventos que podrían afectar el cronograma, el presupuesto o la calidad del entregable.

Un ejemplo concreto podría ser la dependencia crítica de un proveedor externo para la entrega de un componente esencial del proyecto. Si este proveedor experimenta retrasos o problemas de calidad, todo el proyecto podría verse afectado. Un Agile Delivery Leader (ADL) con una mentalidad de anticipación de riesgos identificaría esta dependencia desde las etapas iniciales del proyecto.

El ADL tomaría medidas preventivas como establecer canales de comunicación fluidos con el proveedor, definir planes de contingencia (por ejemplo, identificar proveedores alternativos o buscar soluciones técnicas alternativas) y realizar un seguimiento continuo del progreso del proveedor para detectar cualquier señal de alerta temprana. La labor del ADL en este sentido es crucial para mitigar la probabilidad e impacto de este riesgo, asegurando la continuidad y el éxito del proyecto.

4 Mantiene a todo el mundo en la misma película (incluso cuando cambia el guión)

En cualquier proyecto, la incertidumbre es una constante y los cambios son inevitables. En mi propia experiencia con la reforma de la cocina, la rotura de stock de los electrodomésticos nos obligó a tomar decisiones sobre la marcha. Lo sorprendente fue la falta de comunicación de estos cambios a los técnicos, quienes llegaban a trabajar con información desactualizada, generando frustración y retrasos innecesarios.

En el desarrollo de software y la consultoría tecnológica, los cambios de requisitos o de alcance son una realidad común. Un cliente puede solicitar nuevas funcionalidades a mitad del proyecto o las prioridades del negocio pueden variar. En estas situaciones, es crucial asegurar que todos los miembros del equipo, así como el cliente, estén al tanto de los cambios, comprendan su impacto y trabajen bajo un plan actualizado.

Imagina un proyecto en el que el cliente solicita una nueva funcionalidad crítica que requiere modificar la arquitectura inicial del sistema. Si esta información no se comunica de manera efectiva a los equipos de desarrollo, testers y diseño, podrían seguir trabajando en base a la arquitectura antigua, generando incompatibilidades, errores y la necesidad de rehacer trabajo.

Un Agile Delivery Leader (ADL) juega un papel fundamental en estos escenarios. El ADL se asegura de que los cambios se gestionen de manera formal (por ejemplo, a través de un proceso de Change Request), se evalúe su impacto en el proyecto, se actualice la planificación y, lo más importante, se comuniquen de forma clara y oportuna a todos los stakeholders.

Esto puede implicar la organización de reuniones de planificación adicionales, la actualización de las herramientas de gestión de proyectos, y la comunicación constante a través de los canales adecuados. La labor del ADL aquí es esencial para mantener la coherencia del equipo, minimizar la frustración y asegurar que todos avancen en la misma dirección, incluso cuando el "guión" del proyecto experimenta giros inesperados.

¿Por qué es vital en consultoría?

En nuestro mundo, cada proyecto es distinto: unos clientes quieren Scrum, otros necesitan un framework ad-hoc, y algunos solo piden "que funcione". El gestor de proyectos no sigue un manual al pie de la letra: adapta, negocia y prioriza.

• ¿Sirve para implantar Agile? A veces sí, a veces no. Su verdadero superpoder es saber qué herramienta usar en cada momento.
• ¿Es un "jefe"? Más bien un facilitador. Su éxito no se mide por cuánto controla, sino por cuánto logra que el equipo avance sin quemarse.

En definitiva, al igual que nadie se aventura a una reforma compleja sin una buena coordinación, en el competitivo mundo de la consultoría tecnológica, contar con un Agile Delivery Leader (ADL) no es un lujo, sino una necesidad estratégica.

El ADL asegura la eficiencia operativa, minimiza los riesgos, optimiza los recursos y, en última instancia, garantiza que sus proyectos tecnológicos se entreguen con éxito, aportando valor real a su negocio y manteniendo a sus clientes satisfechos. Invertir en un ADL es invertir en el futuro y la rentabilidad de sus iniciativas tecnológicas.

En resumen

El rol de gestión de proyectos es como el GPS de un viaje complicado:

• Te ayuda a evitar embotellamientos (riesgos).
• Recalcula la ruta si te sales del camino (cambios de alcance).
• Y, sobre todo, asegura que llegues a destino sin que los pasajeros se maten entre ellos.

¡Y, sí! También organiza reuniones, alguien tiene que encargarse de que las cosas importantes sean tratadas en el momento necesario.