¿Proyectos complejos?... ¡Que no cunda el pánico!

"Recordad que hoy tenemos varias subidas a producción", se escucha a primera hora en la Daily de Desarrollo de Producto. En esta ocasión es sobre 3 casos de uso (distintos de los más de 10 que hemos conseguido entregar) dentro de un proyecto de analítica avanzada que desarrollamos hace más de 2 años para un cliente de energía. Lo más sorprendente es que ya no supone una situación de estrés o nervios dentro del equipo, pero… ¿cómo lo hemos conseguido?

En 2019 empezamos en un proyecto de desarrollo de casos de uso de IA, Machine Learning, analítica avanzada, etc. Desde el comienzo, en la organización todos querían tener un producto que ayudara a la empresa a tomar mejores decisiones aprovechando el volumen de datos del que se dispone en la actualidad, pero aunque técnicamente ya estaba todo muy avanzado, a nivel de gestión no todo eran buenas noticias.

Desde entonces hasta ahora, nos hemos encontrado con todo tipo de situaciones muy comunes en este tipo de proyectos tan ambiciosos, tales como falta de alineación en los objetivos, diferentes visiones en cuanto a la prioridad del proyecto, interlocutores que no eran los adecuados, rotación grande en el equipo o falta de disponibilidad para el proyecto en roles clave.

Aunque todo lo anterior son situaciones normales dentro de cualquier compañía, necesitan de un plan bien diseñado para poder ir resolviendo cada uno de los problemas. ¿Por dónde empezar?

Nuestro itinerario

En primer lugar, fue necesario desarrollar un marco de trabajo para definir 2 asuntos capitales para cada rol y servicio del proyecto: el ámbito de actuación y, lo que es más importante, conocer claramente sus responsabilidades. Para ello, nos apoyamos en nuestra experiencia en este tipo de trabajos, y utilizamos la base de Polaris, nuestro add-on al agilismo.

Una vez hecho esto, abordamos la dura tarea de identificación de los problemas que teníamos. Para ello, fue necesario hacerlo con una mirada retrospectiva para no tratar de engañarnos y llamar a las cosas por su nombre, asumiendo lo que esté ocurriendo, sólo de esta forma se puede llegar a diseñar un plan para evitar que todos estos problemas no supongan un fracaso en el proyecto.

Ocho problemas y cómo solucionarlos

Con esta visión, pudimos ir abordando cada uno de los problemas detectados y planteando soluciones específicas:

1 Falta de disponibilidad de roles clave

La solución que encontramos fue la creación de un equipo de Apoyo a Negocio (analistas funcionales y analistas de datos) que descargaron de trabajo al cliente. Para ello, el elemento de Polaris que utilizamos fue el Adaptative Framework.

2 Falta de trabajo futuro para el equipo

La solución pasa por la planificación a futuro de forma continuada y en una franja temporal adecuada (2-3 meses) para disponer de una foto clara de cuáles eran los trabajos a realizar a corto y medio plazo. Además, es fundamental la dedicación del equipo de Apoyo al descubrimiento de nuevas necesidades. Nuestra herramienta para solucionarlo: Continuous Discovery.

3 Falta de calidad en el producto entregado

Para solucionar este problema hay que incorporar al servicio de Calidad como parte del equipo de Desarrollo de Producto, acordando las reglas de calidad necesarias y cumpliendo dichas reglas. Nos guiaremos por el elemento Technical Quality.

4 Falta de concreción de objetivos y expectativas del proyecto

Para encontrar la solución a este problema, junto con el cliente, hay que responder a preguntas como: "¿Qué sería un éxito en este proyecto?", "¿Qué aporta valor real a la compañía?". Esto nos lleva a la definición de métricas y KPIs de proyecto y poder visualizarlo todo en un cuadro de mandos (Obeya Room) para el seguimiento y control operativo del proyecto. Aquí hemos utilizado dos elementos: True North y Worthy Metrics.

5 Fuga de talento del equipo

¿Cómo solucionarlo? Eliminando los silos posibles en nuestra organización, por ejemplo, fusionando equipos de desarrollo en un único equipo para mitigar el impacto de la salida de personas clave, junto a un programa de rotación de tareas y de contenido a desarrollar para que todo el equipo tuviera conocimiento global de los desarrollos. La solución viene de la mano de Team Experience.

6 Falta de previsión ante otros posibles cambios

La solución la obtenemos gracias a la gestión de Riesgos y Problemas detectados en el proyecto para tomar medidas que mitiguen dichas situaciones, identificando su nivel de impacto en el proyecto y a los responsables que pueden ayudar a mitigarlo. Nos centramos en Risk Focus.

7 Confinamiento por la pandemia del virus COVID19

Para solucionar la situación consecuencia de la pandemia, fue fundamental la utilización de nuevas herramientas on-line para la optimización en comunicaciones, reuniones y productividad de las personas. El elemento de Polaris utilizado fue Productive Mode.

8 Falta de identificación de interlocutores válidos para resolución de problemas técnicos

Es fundamental para la solución de este problema la creación de sesiones de seguimiento y puntos de control con personas clave identificadas. Elaboración de propuestas de soluciones técnicas dentro de la infraestructura del cliente. Technical Quality es el elemento que utilizamos.

En definitiva, con Polaris hemos dado “soluciones reales a problemas reales” y estamos consiguiendo poner el foco en dar la mejor respuesta a este tipo de proyectos en continuo cambio.

¿Qué lecciones hemos aprendido en este tiempo?

• Hay que llamar a las cosas por su nombre y tratar de no engañarse ante problemas concretos.
• Hay que ser muy flexibles para adaptarse a los cambios que seguro se van a dar a lo largo del proyecto.
• Las prisas no son buenas compañeras ya que hay que dedicar tiempo para la reflexión antes de tomar cualquier medida que pueda afectar al proyecto.
• Las personas son un valor en sí mismo y es importante la escucha activa y la comunicación con todos los participantes de un proyecto (cliente, proveedores, colaboradores externos, equipo...) es algo que debe darse de forma periódica.
• La gestión de proyecto tiene que ser algo ajeno a la metodología aplicada. Es importante tener un marco metodológico concreto, pero es imprescindible no perder de vista el alcance y objetivos del proyecto para no caer en el error de confiar todo a una metodología o framework que esté de moda.
• Hay temas comunes de gestión en todos los proyectos que deben tener una dedicación cercana: gestión de personas, gestión de riesgos, gestión presupuestaria, planificación de proyecto, seguimiento de calidad, acompañamiento al cliente, gestión de comunicaciones y gestión de expectativas.

Por todo ello, hemos conseguido salir más reforzados y mejores cada vez que nos encontramos con un cambio relevante en nuestro proyecto, ya que tenemos las herramientas y el marco adecuado para proponer y resolver cualquier contingencia que se pueda dar, tanto a nivel de proyecto como de otro tipo: una pandemia, un mercado convulso, y, si me apuras, hasta un meteorito... así que por tanto ¡que no cunda el pánico!