¿Qué pasa cuando el Scrum Master se va de vacaciones?

¿Te has sentido agobiado por irte de vacaciones? ¿Crees que dejas al equipo vendido? ¿Eres parte del equipo de desarrollo, tu Scrum Master se va y sientes que vas a estar perdido?

Si alguna vez te ha ocurrido esto, sigue leyendo que seguro que este post te servirá de ayuda. A través de mis propias experiencias (incluidos permisos por paternidad en los últimos tiempos) te cuento cómo conseguí que esta situación no afectara ni al equipo ni al proyecto.

Para no pillar a nadie fuera de juego, en primer lugar te recomiendo que leas este post en el que explicamos por qué "no somos Scrum Masters". Y es que en Paradigma el rol del Scrum Master no es solo un facilitador centrado en aplicar Scrum, sino que, entre otras responsabilidades, tenemos que asegurarnos de:

• Poner foco en confirmar la entrega de valor en cada iteración.
• Tener una idea clara del proyecto.
• Generar un espacio de productividad para el equipo.
• Que existe una buena comunicación bidireccional con el cliente.

En definitiva, asegurar la entrega de software de calidad (en el contexto que sea).

Por eso hemos evolucionado este perfil en lo que denominamos Agile Delivery Leader dentro del marco de Polaris.

¿Cómo se organiza el equipo?

Consecuencia de todas estas responsabilidades, tenemos mucho trabajo por hacer ante nuestra ausencia. Aunque también hay una parte importante de trabajo y responsabilidad que recae en el resto del equipo y que, gracias a ellos, a su esfuerzo y compromiso, llegaremos a decir que se ha “sobrevivido” a la falta de Agile Delivery Leader.

Independientemente de cualquier ausencia, lo que debemos hacer es fomentar la autogestión del equipo. Esto no quiere decir que en algún punto el equipo no vaya a necesitar la ayuda de un Agile Delivery Leader que se asegure de cubrir las necesidades de proyecto, equipo o cliente. La autogestión la trabajamos de la siguiente manera:

• Visibilizando mi trabajo al equipo, explicándoles las distintas tareas que desempeño y por qué las hago así. Que sientan los beneficios de la transparencia en el proyecto.
• Hacerles ver que una gran parte del trabajo que realizo es por y para ellos. Que gracias a que ellos están bien, es lo que hace que el proyecto sea mejor y llegue a dónde queríamos junto con el cliente.
• Que sean partícipes en las tareas del Agile Delivery Leader que ellos puedan y quieran, por ejemplo, dejándoles facilitar o preparar una retro, una plani…
• El backlog es una parte importante del trabajo que tiene que efectuar el equipo. La priorización del mismo es otra cosa, pero las tareas, historias… da igual el tipo de elemento del que hablemos, tiene que ser “trabajado” por ellos. Por eso, desde el primer momento, han de ver el backlog como una parte fundamental de sus responsabilidades, no algo externo a ellos.
• Saber por y para qué se tienen distintos dashboards de métricas que, en Jira o Data Studio, por ejemplo, existen dentro del proyecto/equipo. Ellos mismos son los que ayudan a desarrollarlos y mejorarlos, por lo que hay que involucrar al equipo en la tarea de evolucionarlos.
• Las personas que forman el equipo tiene que sentir tu confianza: que vean lo valiosos que son y que aporten ideas y mejoras para llevarlas a cabo conjuntamente.
• El trabajo del equipo no se tiene que limitar en desarrollar. Ellos son los mejores conocedores de riesgos futuros o los que están sufriendo impedimentos. Por eso, hay que acompañarlos en el proceso de la comunicación de los mismos, incluso de solventarlos ellos mismos.

¿Cómo gestionar las ausencias?

A la hora de planificar las ausencias, por mi experiencia y cómo lo gestioné, tendría en cuenta dos situaciones: si es algo repentino y no estaba planificado o si es una ausencia planificada y se sabe con tiempo.

1 Ausencia no planificada

No os voy a engañar: en este caso, puede que no sea tan sencillo que no se note la ausencia.

Hay que confiar en el trabajo previo que se ha hecho para que el equipo llegue a autogestionarse. Es necesario compartir con el equipo documentación de interés (por ejemplo, sobre contactos/stakeholders), para que, por sí mismo, se responsabilice de las distintas gestiones que realice el Agile Delivery Leader. Sin apenas margen de hacer un traspaso de tareas, solo queda confiar en el trabajo previo y en lo bien que lo hará el equipo.

Por otro lado, es importante que la compañía cuente también con otras estructuras organizativas que den soporte a los equipos de una forma transversal, como pueden ser círculos de especialidad formados por otros compañeros y líderes en los que apoyarse.

2 Ausencia planificada

Lo normal es que sea una ausencia planificada: vacaciones, distintos tipos de permisos, etc. Partiendo siempre de lo ya comentado de trabajar y fomentar la autogestión del equipo, ¿cómo lo hemos hecho? Os compartimos los distintos pasos que llevamos a cabo:

1. Crear un documento compartido con el resto del equipo sobre las distintas tareas y gestiones que han de atenderse durante la ausencia. En ese documento se incluirán acuerdos de equipo donde quedan reflejadas las responsabilidades en las que el equipo puede ayudar durante la ausencia. A modo de ejemplo, incluyo los puntos que incluí en este documento:

• Eventos. Tienen que seguir haciéndose los eventos acordados, esté o no el Agile Delivery Leader. Alguien del equipo será el encargado de recordar el evento y poner todo de su parte para que ocurra.
• Puntos pendientes. Incluyendo cualquier aspecto del proyecto que sea relevante y que esté pendiente de hacer o simplemente pendiente de qué va a ocurrir.
• Riesgos. Aquí usamos una elemento de Polaris como es True North, donde tenemos compartido con todo el equipo del proyecto los riesgos del proyecto y otros aspectos.
• Próximas entregas. Todas las personas tienen que conocer las próximas fechas importantes. Aquí también usamos el elemento True North donde está incluido un roadmap con las fechas de las entregas por cada línea de trabajo.
• Guía rápida de documentos. Facilitando al equipo el acceso a cualquier documento valioso o que se pueda necesitar en este tiempo. Que lo tengan a mano y que no lo tengan que buscar.
• Información de contactos/stakeholders. Que tengan referencias de a quién acudir en caso de cualquier imprevisto o duda.

2. Hacer una reunión para revisar dicho documento con los compañeros del equipo, explicando las responsabilidades y que entiendan por qué es crucial que se haga cada una. Como se menciona en otro elemento de Polaris, Team Experience, “no somos robots, ni queremos”. Esto quiere decir que es fundamental verlo, explicar y debatir cualquier punto del documento si es necesario, que quede claro, y no seguir punto por punto, sin pensar o razonar por qué lo que estamos haciendo.
3. En esa misma reunión buscar voluntarios para responsabilizarse de que las tareas, gestiones o eventos tengan lugar. Aquí me gustaría puntualizar que cuando hablo de responsabilizarse no es ser responsables de que se hagan “bien”, sino de que se hagan. A veces, simplemente, hay que recordar a la gente que tienen que hacer algo. Para que se hagan bien se requiere la misma responsabilidad que debería de haber siempre cuando se hacen eventos ( o cualquier tarea).
4. Con los distintos voluntarios hacer sesiones de trabajo sobre la tarea a realizar para que la puedan desempeñar lo mejor posible. Si se puede, que la hagan antes de la ausencia del Agile Delivery Leader (así se puede estar de apoyo).
5. Por la parte de cliente, se le puede incluir en esta reunión y que vea cómo el equipo podrá llevar a cabo tareas o responsabilidades del Agile Delivery Leader sin que el propio proyecto se vea repercutido. Y como mínimo habrá que también compartirle el documento para que pueda tener presente todos estos aspectos.

La clave: autogestión de equipo

Con todo esto que os he contado, y como habéis leído, fomentar la autogestión del equipo desde una etapa temprana, y sin cesar durante todo el proyecto, es el pilar para que cualquier ausencia sea lo menos traumática posible para el equipo, para el proyecto y para ti. Cada proyecto y cada equipo tendrán sus particularidades, pero seguro que con estos consejos puedes hacer una idea de lo que pasa cuando el Agile Delivery Leader se va de vacaciones.

Personalmente, me ha dado una gran satisfacción cuando hablas a la vuelta con tus compañeros y dicen que ha ido todo genial, que no se ha notado apenas tu ausencia, pero que tenían muchas ganas de que volvieras. No porque tuvieran más trabajo o responsabilidades, sino porque somos una figura de apoyo para todo el equipo y con la que se sienten más confiados para realizar su trabajo.

¡Gracias, equipo!