¿Te has sentido agobiado por irte de vacaciones? ¿Crees que dejas al equipo vendido? ¿Eres parte del equipo de desarrollo, tu Scrum Master se va y sientes que vas a estar perdido?

Si alguna vez te ha ocurrido esto, sigue leyendo que seguro que este post te servirá de ayuda. A través de mis propias experiencias (incluidos permisos por paternidad en los últimos tiempos) te cuento cómo conseguí que esta situación no afectara ni al equipo ni al proyecto.

Para no pillar a nadie fuera de juego, en primer lugar te recomiendo que leas este post en el que explicamos por qué "no somos Scrum Masters". Y es que en Paradigma el rol del Scrum Master no es solo un facilitador centrado en aplicar Scrum, sino que, entre otras responsabilidades, tenemos que asegurarnos de:

En definitiva, asegurar la entrega de software de calidad (en el contexto que sea).

Por eso hemos evolucionado este perfil en lo que denominamos Agile Delivery Leader dentro del marco de Polaris.

¿Cómo se organiza el equipo?

Consecuencia de todas estas responsabilidades, tenemos mucho trabajo por hacer ante nuestra ausencia. Aunque también hay una parte importante de trabajo y responsabilidad que recae en el resto del equipo y que, gracias a ellos, a su esfuerzo y compromiso, llegaremos a decir que se ha “sobrevivido” a la falta de Agile Delivery Leader.

Independientemente de cualquier ausencia, lo que debemos hacer es fomentar la autogestión del equipo. Esto no quiere decir que en algún punto el equipo no vaya a necesitar la ayuda de un Agile Delivery Leader que se asegure de cubrir las necesidades de proyecto, equipo o cliente. La autogestión la trabajamos de la siguiente manera:

¿Cómo gestionar las ausencias?

A la hora de planificar las ausencias, por mi experiencia y cómo lo gestioné, tendría en cuenta dos situaciones: si es algo repentino y no estaba planificado o si es una ausencia planificada y se sabe con tiempo.

1 Ausencia no planificada

No os voy a engañar: en este caso, puede que no sea tan sencillo que no se note la ausencia.

Hay que confiar en el trabajo previo que se ha hecho para que el equipo llegue a autogestionarse. Es necesario compartir con el equipo documentación de interés (por ejemplo, sobre contactos/stakeholders), para que, por sí mismo, se responsabilice de las distintas gestiones que realice el Agile Delivery Leader. Sin apenas margen de hacer un traspaso de tareas, solo queda confiar en el trabajo previo y en lo bien que lo hará el equipo.

Por otro lado, es importante que la compañía cuente también con otras estructuras organizativas que den soporte a los equipos de una forma transversal, como pueden ser círculos de especialidad formados por otros compañeros y líderes en los que apoyarse.

2 Ausencia planificada

Lo normal es que sea una ausencia planificada: vacaciones, distintos tipos de permisos, etc. Partiendo siempre de lo ya comentado de trabajar y fomentar la autogestión del equipo, ¿cómo lo hemos hecho? Os compartimos los distintos pasos que llevamos a cabo:

  1. Crear un documento compartido con el resto del equipo sobre las distintas tareas y gestiones que han de atenderse durante la ausencia. En ese documento se incluirán acuerdos de equipo donde quedan reflejadas las responsabilidades en las que el equipo puede ayudar durante la ausencia. A modo de ejemplo, incluyo los puntos que incluí en este documento:
  1. Hacer una reunión para revisar dicho documento con los compañeros del equipo, explicando las responsabilidades y que entiendan por qué es crucial que se haga cada una. Como se menciona en otro elemento de Polaris, Team Experience, “no somos robots, ni queremos”. Esto quiere decir que es fundamental verlo, explicar y debatir cualquier punto del documento si es necesario, que quede claro, y no seguir punto por punto, sin pensar o razonar por qué lo que estamos haciendo.
  2. En esa misma reunión buscar voluntarios para responsabilizarse de que las tareas, gestiones o eventos tengan lugar. Aquí me gustaría puntualizar que cuando hablo de responsabilizarse no es ser responsables de que se hagan “bien”, sino de que se hagan. A veces, simplemente, hay que recordar a la gente que tienen que hacer algo. Para que se hagan bien se requiere la misma responsabilidad que debería de haber siempre cuando se hacen eventos ( o cualquier tarea).
  3. Con los distintos voluntarios hacer sesiones de trabajo sobre la tarea a realizar para que la puedan desempeñar lo mejor posible. Si se puede, que la hagan antes de la ausencia del Agile Delivery Leader (así se puede estar de apoyo).
  4. Por la parte de cliente, se le puede incluir en esta reunión y que vea cómo el equipo podrá llevar a cabo tareas o responsabilidades del Agile Delivery Leader sin que el propio proyecto se vea repercutido. Y como mínimo habrá que también compartirle el documento para que pueda tener presente todos estos aspectos.

La clave: autogestión de equipo

Con todo esto que os he contado, y como habéis leído, fomentar la autogestión del equipo desde una etapa temprana, y sin cesar durante todo el proyecto, es el pilar para que cualquier ausencia sea lo menos traumática posible para el equipo, para el proyecto y para ti. Cada proyecto y cada equipo tendrán sus particularidades, pero seguro que con estos consejos puedes hacer una idea de lo que pasa cuando el Agile Delivery Leader se va de vacaciones.

Personalmente, me ha dado una gran satisfacción cuando hablas a la vuelta con tus compañeros y dicen que ha ido todo genial, que no se ha notado apenas tu ausencia, pero que tenían muchas ganas de que volvieras. No porque tuvieran más trabajo o responsabilidades, sino porque somos una figura de apoyo para todo el equipo y con la que se sienten más confiados para realizar su trabajo.

¡Gracias, equipo!

Cuéntanos qué te parece.

Los comentarios serán moderados. Serán visibles si aportan un argumento constructivo. Si no estás de acuerdo con algún punto, por favor, muestra tus opiniones de manera educada.

Suscríbete

Estamos comprometidos.

Tecnología, personas e impacto positivo.