Por qué el teletrabajo ha llegado para quedarse (también en tu empresa).

Pocas veces hemos sido testigos de un proceso de transformación digital tan radical como el que vivimos en las últimas semanas.

Una inmensa cantidad de compañías de todo el mundo se enfrentan al desafío de pasar forzosamente y prácticamente de un día para otro de décadas de trabajo presencial en despachos, pasillos, máquinas de café y salas de reuniones continuamente colapsadas, a ver cómo sus cientos o miles de empleados de pronto se encuentran solos en su casa frente al portátil, trabajando completamente en remoto, de forma indefinida.

Conseguir implementar el teletrabajo de forma productiva, masivamente y en tiempo récord, supone una prueba de estrés enorme, más aún en un momento social dificilísimo (crisis sanitaria y económica, niños en casa, confinamiento obligado...).

Las compañías que mejor sepan adaptarse a esta situación y que sepan mantener su actividad y sus procesos de negocio en este nuevo escenario tienen una oportunidad de oro para posicionarse como líderes en su sector; las que no sean capaces de adaptarse, corren el riesgo de sufrir un retroceso enorme o incluso de desaparecer.

Es muy posible en suma que estemos ante una de esas ventanas de oportunidad que se abren cada muchos años en el panorama empresarial, alterándolo de arriba abajo y permitiendo a los David dejar en la cuneta a los Goliath.

“Las especies que sobreviven no son las más fuertes, ni las más rápidas, ni las más inteligentes; sino aquellas que se adaptan mejor al cambio”, Charles Darwin.

Teletrabajo: ¿un parche de urgencia o una transformación sin vuelta atrás?

Algunas compañías como Paradigma parten con ventaja en este escenario, porque llevan años implementando políticas de teletrabajo. Y habrá quien, a la vista de su experiencia un tanto caótica en estos días, se plantee qué motivos puede tener una organización para voluntariamente fomentar el teletrabajo entre sus empleados.

Es importante asimilar bien estos motivos para cambiar nuestra forma de ver el teletrabajo como un problema y pasar a verlo como una oportunidad.

Son dos los principales motivos que hasta ahora han movido a las organizaciones a implantar el teletrabajo:

• Por una parte, en sectores como el tecnológico en los que el talento escasea, tener una política de teletrabajo sitúa a una compañía en enorme ventaja a la hora de competir por candidatos brillantes que residen fuera de las grandes ciudades y no quieren o no pueden desplazarse, o que simplemente priorizan a la hora de elegir dónde trabajar la conciliación y la flexibilidad horaria. En Paradigma llevamos años constatando cómo nuestras políticas de teletrabajo y conciliación han aumentado la felicidad de nuestros equipos, han disminuido drásticamente la rotación y han facilitado a nuestros equipos de selección la incorporación de talento.
• Por otra parte, la realidad es que hace tiempo que la tecnología permite trabajar en remoto de forma productiva y eficiente, hasta tal punto que si se implementa bien, el teletrabajo puede conducir a una compañía a ser más productiva y más eficiente en costes que con trabajo presencial. Hay una reducción de costes directa en el tiempo ahorrado en desplazamientos (dentro y fuera de la oficina) y en el coste de los puestos presenciales, y a nivel de eficiencia el teletrabajo disminuye drásticamente el tiempo perdido en reuniones, fomenta la delegación y la cultura de libertad y responsabilidad, y nos conduce en general a ser más disciplinados y eficientes en la comunicación.

Por tanto, las organizaciones que se adapten e implanten teletrabajo con éxito durante este periodo van a comprobar de primera mano estas ventajas, y lo lógico es que ya no vuelvan atrás incluso cuando tengan la libertad de hacerlo, o al menos que no lo hagan de forma completa.

Veremos cómo al final de esta crisis las cosas ya no vuelven a ser como antes y, prácticamente todas las compañías, harán un ejercicio de autoanálisis para incorporar aprendizajes de este periodo e incorporarlos a su operativa normal.

El teletrabajo llega para quedarse, y hay que plantearlo por tanto con amplitud de miras, como un proceso de transformación a largo plazo y no como un parche para una situación de urgencia.

¿Cómo hacer teletrabajo de forma eficiente?

Una vez tenemos claro que queremos hacer un planteamiento transformacional respecto al teletrabajo, ¿qué podemos hacer para implantarlo de forma eficiente y productiva?

El tema es tan amplio que da para escribir un libro, y en Paradigma de hecho tenemos ya varios posts específicos publicados, pero vamos a intentar aquí mencionar las claves principales para tener una perspectiva global, sin pretender profundizar en cada una de ellas.

La clave del éxito del trabajo reside en la combinación de los siguientes tres ejes:

1 Hábitos y cultura

Lo primero que requiere el teletrabajo es un cambio en los hábitos del trabajador, que viene bien también para el trabajo presencial pero para el teletrabajo se vuelve esencial. Nacho Herranz nos lo cuenta detalladamente en este post, pero resumo aquí los puntos esenciales:

• Empezamos por los pequeños detalles: elige bien tu entorno físico. Resérvate un sitio de trabajo a poder ser dedicado, para separar tu jornada de trabajo de tu tiempo de ocio. Asegúrate de tener buena conectividad de red. En la situación actual, todo esto se puede complicar por la presencia de los niños en la casa, pero ten por seguro que todo el mundo lo va a entender; simplemente haz lo posible por ponerte en mute cuando tu entorno se vuelva ruidoso, y asegúrate de que en tu casa no consumen mucho ancho de banda mientras tú estás en una reunión.
• Dedica tiempo a configurar bien tu cámara y micrófono. Asegúrate de que se te escucha bien y sin ruidos (utiliza cascos si te es posible, escucharás y se te escuchará mejor), y configura el encuadre de tu cámara para que estés bien iluminado y se te vea de frente y con tus ojos a ⅔ de altura de la pantalla. Evita situarte a contraluz.
• Crea tu propia rutina de teletrabajo. Programa de antemano tus descansos, la comida, el final de la jornada, etc. Es recomendable construir un horario que tenga en cuenta tus momentos más productivos. Vístete en tu horario laboral como si fueras a la oficina, ¡no te quedes en pijama!
• Cuida también una mínima actividad física: comprobarás que cuando no tienes que levantarte para hablar con un compañero o acudir a una sala de reunión, si te descuidas pueden pasar horas sin haberte levantado de la silla. Es una buena costumbre configurar tu calendario para programar reuniones de 50 minutos en lugar de una hora, y así entre reunión y reunión puedes levantarte y estirar las piernas.
• Sé disciplinado en las reuniones. No abras hilos de conversación off topic, respeta los turnos de palabra y esfuérzate por hablar sólo cuando puedas aportar a la conversación, y hacerlo de forma ejecutiva y sin divagar.
• Si tienes un equipo delega y evita el micromanagement; si eres parte de un equipo, sé autónomo. Este hábito es muy recomendable ya en el trabajo presencial, pero se vuelve esencial en el teletrabajo. Ten coraje para tomar decisiones libremente en tu ámbito de responsabilidad y, si tienes un equipo a tu cargo, asegúrate de transmitir información de forma transparente y clara, pero no pretendas estar encima de cada decisión. Las clásicas figuras del jefe mirando por encima del hombro, o de la cola de gente esperando a que el jefe les dé audiencia en su despacho deben desterrarse en teletrabajo.
• Esfuérzate en hacer equipo. La sensación de aislamiento puede conducir a la desmotivación y la disminución del sentimiento de pertenencia, por lo que es fundamental mantenerse en contacto con tus compañeros ya sea con reuniones de sincronización diarias o semanales, o incluso promoviendo conversaciones personales.

Es fundamental que la cultura de trabajo de la organización respalde y acompañe la adopción de estos hábitos.

Hay organizaciones en las que al intentar hacer teletrabajo los jefes no pueden evitar llamar a sus empleados cada media hora para asegurarse de que están trabajando, o que llegan incluso a implantar sistemas de control de pulsaciones del teclado para asegurarse de que todo el mundo está en su puesto las horas correspondientes. Evidentemente ese tipo de cultura impide la adopción de los hábitos enumerados antes.

Si cuidamos estos detalles (que no son pocos), estamos ya en la mejor disposición posible para teletrabajar de forma eficiente. El segundo desafío al que nos enfrentamos es el de las herramientas y su correcta utilización.

2 Herramientas

Hoy día la tecnología nos provee de múltiples herramientas que facilitan enormemente el teletrabajo. En Paradigma apostamos por aquellas que cumplen estas condiciones:

• Costes de licencias bajos o nulos.
• Uso online sin necesidad de que nuestros clientes o usuarios externos tengan que instalar nada o pasar por un proceso complejo de alta para interactuar con nuestra organización.
• Amplia base instalada que asegure su buen funcionamiento incluso en condiciones de alta carga de usuarios como las que estamos viviendo.

Más allá de esas indicaciones, la oferta a día de hoy es tan amplia que no es necesario posicionarse en recomendaciones, lo mejor es adaptarse a las herramientas o proveedores de cada compañía para causar el mínimo trastorno posible.

Lo que sí es fundamental es asegurarnos de tener todo el abanico de herramientas necesario para cubrir todas los ámbitos de comunicación y trabajo colaborativo, es decir:

• Herramientas de comunicación:
  • Teléfono o vídeo llamada instantánea: para comunicación síncrona.
  • Chat de grupo (Slack, Google Chat): para comunicación asíncrona, informal o sin necesidad de persistencia y para contacto social.
  • Listas de correo: para comunicación asíncrona pero persistente, como enlaces a documentación, informes, etc.
  • Salas virtuales (Google Meet, Microsoft Teams): herramientas para hacer video reuniones o dinámicas virtuales.
• Herramientas de gestión y seguimiento:
  • Sistema de archivos distribuido y con control de acceso (Google Drive, Microsoft OneDrive): para compartir documentos de forma segura.
  • Sistema de edición de documentos colaborativo (Google Docs, Microsoft Office365): para colaborar en la edición de documentos.
  • Tablón visual de seguimiento (JIRA, Google Data Studio, Trello): para poner en común el estado del trabajo de los equipos.
  • Gestión de documentación de proyectos (Confluence): para centralizar, ordenar y contextualizar toda la información relativa a un proyecto.
  • Calendario colaborativo: debe permitir diferentes vistas por proyecto, persona, equipo, etc.

Algunos clientes nos plantean dudas respecto a la seguridad de utilizar herramientas de este tipo para intercambiar información crítica para su compañía.

La realidad, una vez más, es que el uso de estas plataformas de trabajo colaborativas nos permite compartir información con más seguridad que de forma presencial.

Estas plataformas nos permiten una gestión de autenticación avanzada, una gestión de permisos en tiempo real, y un control más formal de la información intercambiada que el intercambio de papeles presencial en la oficina, o el almacenamiento de esa información crítica sin ningún control en el disco duro del portátil de cada persona. Si quieres profundizar sobre el tema, en este post te contamos cómo algunas de estas herramientas te permiten mejorar la seguridad en el teletrabajo.

Una vez que tenemos todas las herramientas seleccionadas y a nuestra disposición, algunas recomendaciones:

• Dedica tiempo a aprender a usar las herramientas a fondo. Esto te permitirá configurarlas de acuerdo a tu gusto y sacarles así el máximo partido.
• Si vas a tener sesiones de trabajo con clientes (por ejemplo al arrancar un proyecto o ante una reunión importante), asegúrate antes de tener una sesión previa con tus interlocutores para que aprendan lo básico de las herramientas, y para resolver cualquier problema de conectividad.
• Elige bien el canal de comunicación. Ya hemos visto que el teletrabajo nos provee de múltiples herramientas, pero hay que usarlas adecuadamente:
  • En general, se recomienda evitar usar en lo posible la comunicación síncrona y no persistente (llamadas), que interrumpen a la persona con la que queremos hablar, disminuyen la productividad y encima la información no persiste tras la comunicación. Hay que reservar el teléfono sólo para cuando realmente es necesaria la inmediatez en la respuesta.
  • Y por contra hay que acostumbrarse a hacer el mayor uso posible de las herramientas de comunicación asíncrona y persistente (documentación de proyectos, tablones visuales, etc.). El uso de espacios digitales colaborativos asegura que un equipo trabaja siempre con la última información actualizada y multiplica la productividad.
• Escribe más frecuentemente y mejor: piensa bien y sintetiza lo que quieres decir. Asegúrate de ser claro, y de no dejar nada abierto a la interpretación o al contexto.

¿Ya está? ¿Es suficiente con adaptar mis hábitos y contar con una completa suite de herramientas colaborativas para teletrabajar? La respuesta es no. Nos falta por dominar el tercer eje, que es el más importante de los tres y el que posiblemente marque la diferencia a la hora de implantar el teletrabajo de forma eficiente: el método.

3 Método

Todos conocemos casos más o menos cercanos de organizaciones que, a pesar de haber adquirido una completísima suite de herramientas de colaboración, no las han utilizado prácticamente nunca, y en estos momentos se encuentran tan perdidos como el que nunca las ha tenido.

Usar las herramientas sin un método que las vertebre conduce a una forma de trabajo un tanto caótica que probablemente tardará meses en asentarse en un trabajo en equipo coordinado y productivo.

Es complicado hablar de método de forma genérica, porque depende mucho de la actividad y procesos de negocio de cada organización. Pero el mensaje con el que debemos quedarnos es que la clave del teletrabajo exitoso no está en las herramientas en sí mismas, sino en utilizarlas como parte de una nueva manera de trabajar y comunicarnos.

Esto es debido a que la mayoría de nuestras actividades colaborativas y procesos operativos no se pueden trasladar tal cual del mundo presencial al remoto. Requieren de ajustes y adaptaciones al cambio en los canales de comunicación, y muchas veces solo se pueden rediseñar con éxito a partir de la experiencia de lo que funciona y lo que no funciona en remoto.

Ahí es donde las compañías que ya llevan tiempo teletrabajando tienen ventaja. En Paradigma por ejemplo, cuando hablamos con un cliente para hacerle ver que sabemos hacer productos y activos digitales en remoto, no hablamos de tener los hábitos y las herramientas correctas, sino de que hemos adaptado nuestra forma de hacer agilismo, design thinking, y trabajo colaborativo con nuestros clientes al nuevo medio.

Y hemos aprendido que en ello reside nuestro valor diferencial a la hora de teletrabajar en proyectos con nuestros clientes. En este post Ana María Gómez nos explica, por ejemplo, cómo cambiamos nuestras dinámicas de design thinking para hacerlas de forma productiva teletrabajando.

Aquí tenemos un resumen que puede servir de ejemplo de cómo cambiamos nuestra forma de trabajar del mundo presencial al remoto:

En resumen, las herramientas sirven de poco si no van acompañadas de un método adaptado para utilizarlas de forma productiva en nuestro ámbito de actividad

¿Qué nos espera tras la tormenta? El teletrabajo se quedará, la transformación digital volverá con fuerza

Decíamos al comienzo del post que estamos siendo testigos de un proceso forzoso de transformación digital. Y es que para que podamos actuar en los tres ejes presentados, hay una condición previa: que nuestro negocio sea digital.

Por tanto, la implantación del teletrabajo tiene que ir forzosamente acompañada de un proceso completo de transformación digital que elimine la necesidad de trabajo presencial: desde los papeleos de la administración pública o las oficinas bancarias, a los sistemas IT que requieren terminales específicos para su operación.

Algunos de estos procesos son completamente digitalizables y las compañías que no hayan abordado este cambio antes estarán sufriendo ahora las consecuencias de no haberlo hecho.

Otros procesos, por su propia naturaleza, son más complejos de llevar a digital, con lo cual para las organizaciones que los tengan no es posible a día de hoy implantar el teletrabajo al cien por cien. Son las que más están sufriendo estos días.

Pero aun así deberían plantearse una reinvención agresiva de su negocio y sus procesos para llevar lo digital al máximo extremo que les sea posible. Es un proceso necesariamente más lento y más disruptivo, pero si hay un momento bueno para planteárselo, es este.

La transformación digital de la que llevamos años hablando, y que algunos daban ya por superada, nunca se ha puesto tan a prueba como en estos días, y cuando esta crisis pase volverá a ser el nivel más alto de prioridad de las compañías que más hayan sufrido.

Mientras tanto, las empresas que sean capaces de implantar teletrabajo de forma efectiva, no solo superarán esta crisis, sino que se volverán más competitivas y eficientes.

Desde luego, estarán mejor preparadas para competir en el nuevo entorno socioeconómico e hiperdigital que nos encontraremos al final de esta crisis, cuando pudiendo volver libremente a nuestras oficinas, las organizaciones más avanzadas se planteen si la mejor decisión es hacerlo.