Agile en remoto: volviendo a las bases y potenciando los principios.

En Paradigma seguimos un “modelo de vida” basado en una serie de valores (coraje, innovación, excelencia, honestidad, compromiso, humildad y compañerismo) que se viven y se perciben en el ambiente sin necesidad de estar escritos en paredes, donde además, prima la comunicación, colaboración y la transparencia, en equipos y con clientes. De esta manera, también, fomentamos la inspección y adaptación de nuestro modelo de trabajo, un modelo iterativo e incremental.

Este “modelo de vida” es posible gracias a seguir los roles y eventos de los frameworks y métodos ágiles, como Scrum y Kanban o Nexus, así como el uso de una serie de herramientas que nos ayuden para ello, y no solo pensando en el trabajo en la oficina, sino también en remoto, para facilitar la conciliación de la vida laboral y personal, la comunicación y colaboración con nuestros clientes sin necesidad de desplazamientos y, también, que nos permitan hacer frente a situaciones de excepción.

Concebimos el desarrollo de productos y servicios como un ciclo de vida, desde la conceptualización de producto hasta el delivery. Veamos que debemos tener en cuenta en cuanto a comunicación, colaboración y herramientas para conseguir los mejores resultados.

Empecemos por la conceptualización de producto

En Paradigma, esta parte la trabajamos con un método al que llamamos Sprint 0, que consiste en una agenda de entre 4 y 6 semanas con una serie de dinámicas colaborativas de co-creación entre cliente y Paradigma. En este post, nuestra compañera Ana Gómez, nos cuenta cómo lo podemos hacer 100% en remoto.

Desarrollo y delivery

Planificación

La reunión de planificación (Scrum Planning Meeting, Kanban Replenishment…) es un evento en el que participa el equipo de desarrollo y el cliente. Para facilitar esta reunión debemos contar con herramientas para:

• Salas virtuales: Asegurar que tenemos una herramienta que nos permita mantener reuniones virtuales, sin límite de personas y tiempo y donde se pueda compartir pantalla. En este sentido, Google Meet (mejor que el antiguo Google Hangout, en previsión de desaparecer) es nuestro aliado. Además, tiene integración con Google Calendar lo que nos permite programar dichos eventos con su correspondiente enlace al ‘meet’ con antelación.
• Herramienta colaborativa para la gestión ágil de proyectos: Es importante disponer de una herramienta que nos permita gestionar un backlog de items/peticiones para un proyecto o servicio, ordenarlos, priorizarlos, clasificarlos y poder detallarlos de forma colaborativa y en tiempo real. Para ello, en Paradigma apostamos por la Suite de Atlassian y para esto en concreto contamos con JIRA from Software. Además nos permite dos variantes más en función de nuestras necesidades:
  • JIRA Portfolio: Si necesitamos trabajar o visualizar un portfolio de proyectos
  • JIRA Service Desk: Si estamos trabajando en un servicio de mantenimiento y evolutivos donde poder gestionar varios niveles de servicio.
  • Trello: Recientemente adquirido por Atlassian, permitiría una gestión más sencilla de tareas, por ejemplo, útil para la gestión de equipos internos.

Estimaciones

Si tenemos que realizar un trabajo de estimación de ítems o tareas durante el evento de planificación, debemos disponer de herramientas que nos permitan realizar este trabajo con los miembros del equipo distribuidos.

• Scrumpoker.online: Herramienta gratuíta y sencilla que permite realizar estimaciones en remoto y con integración con JIRA. No tiene aplicación mobile pero si es responsive para poder utilizarla desde dispositivos móviles.
• Scrumvee: Herramienta un poco más completa y avanzada pero también gratuíta. Dispone de app mobile e integración con JIRA.

Colaboración y trabajo diarios

Visualización del trabajo

Es importante, como ejercicio de transparencia, tener una herramienta compartida y colaborativa donde visualizar el estado del trabajo en curso. Para esto, de nuevo, JIRA, con todas sus variantes, o Trello, como solución más básica, son nuestros amigos.

Daily Meetings

Los frameworks y métodos ágiles nos recomiendan puntos de inspección y adaptación diarios, comúnmente conocidos como ‘Daily’. Al igual que para la planificación debemos disponer de una herramienta de salas virtuales para poder habilitar esta reunión a personas que estén en remoto (o para equipos 100% distribuidos).

Refinamientos

Durante una iteración de trabajo pueden ser necesarias reuniones de refinamiento para preparar el trabajo de las siguientes. De nuevo, aquí una combinación de Google Meet, JIRA (o variantes), e incluso Scrumvee si es necesario estimar, sería una buena opción para realizar estas reuniones en remoto.

Si tenemos que profundizar un poco más, podemos utilizar alguna dinámica de co-creación como un mapa de historias de usuario, con miro.com.

Comunicación constante y foco

Además de los eventos que nos marcan los frameworks y métodos ágiles, es necesaria la comunicación fluida y constante entre los miembros de un equipo así como con cliente y otros stakeholders (ya sean de cliente o de Paradigma). Para ello es importante contar con una buena herramienta de chat (ya sea trabajando en oficina o en remoto).

• Google Chat: Volvemos a recurrir a Google. Google Chat nos permitirá crear chats de grupo, salas permanentes para temas específicos, hilos temporales y añadir bots como ‘DailyBot’ (para daily’s asíncronas y generación de informes), JIRA, Trello, Asana, Drive, Giphy… También podemos guardar histórico de conversaciones.
• Slack: De funcionamiento similar al anterior pero más complicado de gestionar en cuanto a seguridad.

Es importante que no tengamos muchas vías de entrada de comunicaciones ya que esto nos hará perder foco y ser menos productivos. Es mejor elegir una sola herramienta que cumpla con la mayor parte de nuestras necesidades y así evitar varias fuentes de distracción.

Documentación colaborativa

Tanto si trabajamos de forma presencial o en remoto, para facilitar la colaboración entre miembros del equipo y cliente-proveedor, es importante contar con herramientas de documentación colaborativa que nos permitan a varias personas trabajar en un mismo documento en tiempo real, hacer sugerencias, poner comentarios, etc. También importante tener en cuenta la gestión de permisos y que nos permitan tener una organización de la documentación ágil y mantenible. En este sentido nos puede ayudar la siguiente combinación:

• Confluence (de la suite de herramientas de Atlassian), donde podremos mantener una organización de la documentación del proyecto, enlazado con el correspondiente proyecto de JIRA.
• Google Drive: que integrado con Confluence, nos permitirá trabajar de una manera más cómoda en diversos formatos como Slides, Sheets, Docs, Draws, Forms...

Dashboard de Métricas

Para fomentar la transparencia y la confianza y poder tener un punto de datos objetivos para la inspección y adaptación, es bueno tomar una serie de métricas o KPI’s.

“Lo que no se mide no se puede mejorar", William Thomson, Lord Kelvin.

Además, es importante que estas estén visibles para todos los interesados, de una forma atractiva, entendible y lo más automática posible.

• Dashboards de JIRA: Por sí misma JIRA nos ofrece una serie de métricas y sus correspondientes gráficas así como permitirnos sacar otras customizadas en base a filtros. También nos permite montar dashboards de gráficas y otros widgets y facilitar su visualización.
• Google Data Studio: Requiere un poco más de trabajo previo, pero una vez montado, tiene infinidad de posibilidades, se puede integrar casi con cualquier cosa, API Rest, Google Form, JIRA,...

• Grafana: Quizá con un poco más de complejidad a la hora de configurarlo, también permite mostrar dashboard de métricas leyendo de diferentes fuentes. Por ejemplo, podemos utilizarlo para métricas de calidad de código.

Entrega y revisión del trabajo realizado

Al igual que en la reunión de planificación, para mantener una reunión de revisión del trabajo realizado, es importante contar con herramientas de salas virtuales y tener a mano los dashboard de mét para dejar un histórico de estas sesiones y poder ver la evolución.

Y, para asegurar la entrega de la mejor forma posible y más ágil, cuenta con herramientas de Continuous Delivery que hagan más fácil este trabajo. Nuestro compañero Juan María Fiz te lo cuenta en este post y este videotutorial.

Inspección y adaptación

Esta sesión, comúnmente conocida como retrospectiva, puede que sea difícilmente imaginable en remoto, pero lo cierto es que puede ser, y que tenemos herramientas disponibles para ello. En Paradigma ya hemos probado algunas y una de las ganadoras es Retrium, que permitiría la organización de distintas dinámicas, la participación de los miembros poniendo ‘notas’ en cada dinámica, un facilitador,...

Conclusiones

A la hora de elegir las herramientas para trabajar en remoto es importante tener en cuenta aspectos de seguridad y productividad para mantener el foco. Por ello, utilizar un suite completa de herramientas como Google o Atlassian y, si además estas permiten la integración entre ellas, será más fácil conseguir esa productividad y seguridad.

Como consejo final, existen aplicaciones como Franz, que nos permiten aglutinar en un sólo sitio varias herramientas de comunicación y colaboración y así canalizar las notificaciones.

Por último, y dadas las circunstancias actuales, debemos reflexionar y no pensar que es lo mismo teletrabajo que trabajo en aislamiento. Esta es una circunstancia especial que se añadiría al hecho de trabajar en remoto condicionándolo: niños, ansiedad por no poder salir o ver a tus familiares, preocupación por la crisis sanitaria, etc. Para ello, unas últimas recomendaciones que nos lanzan desde el área de People de Paradigma:

• Crea un espacio de trabajo.
• Elabora listas de tareas.
• Crea tareas divertidas para entretener a los niñ@s.
• Establece una rutina.
• Pon límites a tu jornada laboral.
• Mantén el contacto con tus compañeros.
• Tómate un Kit Kat.
• Con personas o niñ@s a cargo, organiza sus necesidades y compatibiliza el trabajo y su cuidado.
• Evita distracciones.
• Desconecta, cambia de actividad y descansa.
• Y disfruta de la comodidad de tu hogar, de hacerte la comida que quieras, de experimentar una forma de trabajar distinta y de no gastar tiempo en desplazamientos.