El manifiesto Agile tiene como primer valor “Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas”. Sin embargo, la agilidad ha tendido a las prácticas centradas en los equipos y no tanto en los individuos. Entonces, ¿qué pasa con la forma de trabajar individual?

Decimos que un equipo no es la suma de sus integrantes, sino mucho más, pero lo que sumen cada uno de sus integrantes, sí importa. Por eso es muy importante trabajar la productividad personal de cada miembro de forma individual.

Y en Paradigma lo hemos tenido claro desde el principio, por eso hemos incluido dentro de Polaris un elemento llamado Productive Mode. Para nosotros es tan importante como la gestión de riesgos o la definición del True North. En ese elemento se habla de muchas cosas más, pero en este artículo nos centraremos en la productividad personal.

Cierto es que, aunque el término productividad personal es el más popularizado, a mí me gusta mucho más el término ‘efectividad personal.’ Podríamos decir que productividad personal iría hacia “hacer más cosas en el mismo tiempo”, mientras que el término efectividad personal va más unido a “hacer aquellas que más valor aportan en el tiempo disponible de la manera más eficiente posible”. Por ese motivo, usaremos este término a partir de ahora.

¿En qué consiste una metodología de efectividad personal?

Podríamos decir que está compuesta por dos partes: los hábitos y el sistema. Los hábitos son todo aquello que hemos interiorizado y aplicamos de la forma más inconsciente posible. El sistema es el instrumento físico/digital que nos ayuda como soporte para recordar cosas.

Es curioso ver como hay muchas personas que asocian estas metodologías a rigidez, sobre todo para aquellas personas que se dedican a trabajos creativos: nada más lejos de la realidad.

Cuando quieres ser creativo, buscas la libertad de pensamiento para encontrar ideas originales. Pero para poder liberar tu mente realmente, necesitas tener la mente descargada de pensamientos, porque esos pensamientos nos distraen, consumen energía inconscientemente y nos harán distraernos de nuestro trabajo creativo.

Esa sensación de tener todo controlado te dará más libertad para ser creativo. Queramos o no, si no tenemos apuntado, por ejemplo, “Decirle a nuestro compañero algo”, nuestra mente estará todo el rato recordándolo, aunque no seamos conscientes, y nos lo recordará en cualquier momento, distrayéndonos de nuestro trabajo actual.

Hábitos

Como hemos dicho antes, los hábitos son aquello que hacemos de una manera más o menos inconsciente. Pero está claro que, para llegar a ese nivel de automatización, primero debemos de realizarlo de forma consciente muchas veces.

Os indicaré algunos hábitos que he ido adquiriendo que me han aportado mucho

  1. Apuntar todo lo que me viene a la cabeza o dicen:

Nuestra cabeza está siempre pensando. Muchas veces pensamos en lo que estamos haciendo en ese momento, pero puede que haya detonadores que nos lleven a otros pensamientos. Para no romper la concentración en lo que estamos haciendo ni “estresar” a nuestro cerebro con recordar algo que no queremos olvidar, lo mejor es apuntar en un sitio fijo aquello que nos ha llamado la atención, ya sea en un papel o en una herramienta informática. También necesitaremos apuntar las reuniones que tenemos, las charlas… todo aquello que pueda implicar tareas a realizar o cosas a recordar.

  1. Aclara qué significa para ti todo lo que has apuntado:

Apuntar las cosas es sólo el primer paso. Tras este, debemos ver si eso que hemos apuntado implica realizar alguna acción por nuestra parte. Esto puede ser apuntarlo en nuestro sistema como un conjunto de tareas, una reunión, un recordatorio para una fecha en concreto…

  1. Ten una visión del día a primera hora:

Es importante empezar bien el día y, para ello, una buena práctica es hacer una revisión completa de tu sistema. Las cosas que yo reviso son: qué reuniones tengo, si tengo alguna información que no haya aclarado, qué cosas tengo pendientes de otras personas (por si tengo que reclamarlas), qué tareas tengo para hacer con fecha de vencimiento y el resto de tareas pendientes. Con esto me hago una idea clara de lo que me espera en el día, en qué debo enfocarme y qué debo trabajar.

  1. Antes de ponerte a hacer, revisa tu sistema:

Todos hemos caído en la tentación de hacer el último correo, la última llamada o aquello que nos apetece más, pero eso no quiere decir que eso sea lo más importante, respecto de todas las cosas que tengo en mi sistema. Debemos de evitar la urgencia constante.

  1. Actualiza tu sistema:

Por desgracia, el día a día nos imposibilita tener un sistema actualizado completamente. Puede que se nos haya olvidado apuntar algo, tachar una tarea ya realizada, etc. Por eso, actualizar nuestro sistema de forma regular, es una de las claves más importante de la efectividad personal. Los puntos que debemos tener en cuenta son: anotaciones pendientes de revisar, todas aquellas reuniones que hemos tenido o vamos a tener en los próximos días, temas pendientes de otras personas, tareas pendientes de realizar y resultados a conseguir.

  1. Separar pensar de hacer:

Debemos separar cuando estemos organizando nuestro sistema que cuando estamos haciendo las acciones. El proceso mental es diferente y la eficiencia viene justamente de hacerlo.

Sistema

El sistema es un soporte físico o digital que nos permite recordar las cosas. Pero antes de que esos recordatorios entren en nuestro sistema, debemos ordenarlos en los diferentes contenedores que tenemos.

Os pongo un símil: imaginaros que acabamos de llegar de la compra, y queremos colocarla. Los productos son todas aquellas cosas que tenemos apuntadas. Mientras que la nevera, la despensa o el altillo serán los diferentes contenedores donde podemos poner nuestros productos.

En un sistema podremos tener los siguientes contenedores:

  1. Cosas que tengo a la espera:

En este contenedor tendré todos los recordatorios de las cosas pendientes de terceras personas. Un formato típico para este contenedor será “Persona/Departamento - Cosa pendiente - Fecha/s de petición”. De esta forma tendremos claro quién nos debe qué cosas, y cuantas veces se lo hemos reclamado.

  1. Tareas pendientes de hacer:

Aquí tendré todos los recordatorios de cosas que quiero hacer. Lo ideal sería que indicase una acción física y que dicha acción fuese lo más clara posible: en vez de usar “Ver con Pedro tal cosa”, indica claramente el medio a usar “Escribir a Pedro” , “Llamar a Pedro”... Además, para aprovechar las sinergias o reducir las barreras de entrada para hacer una acción (por ejemplo, activar la VPN), lo ideal sería dividir este contenedor en subapartados para agrupar de alguna manera aquellas acciones que sean parecidas y tengan barreras de entrada idénticas.

Otro ejemplo sería un lugar, por ejemplo, Paradigma, dónde irían aquellas cosas que sólo puedo hacer en la oficina.

  1. Tareas que se tienen que hacer en un día y/o hora en concreto:

Todas estas tareas irían al calendario. En este caso, es muy importante que las fechas sean objetivas, dado que consciente o inconscientemente tenderás a procastinarlas en caso de que no sea así.

  1. Tareas que no puedo hacer hasta un momento concreto:

Irán al calendario y son aquellas que no pueden ejecutarse hasta una fecha determinada.

  1. Tareas que no puedo hacer de una vez:

No siempre conseguiremos el resultado con una sola acción. Necesitaremos realizar más de una acción para conseguirlo. Por tanto, en este contenedor tendremos un recordatorio de qué resultado quiero conseguir. Las acciones que tengo que hacer para conseguir dicho resultado irán al contenedor de “tareas pendientes de hacer”. Es importante que en la redacción me indique claramente qué resultado espero, para saber cuándo estará finalizado.

  1. Tareas que ahora mismo no quiero/puedo hacer pero sí en el futuro:

En este contenedor irán todas las cosas que no quiero o puedo hacer ahora mismo, pero sí que me gustaría recordar en el futuro.

  1. Información de Apoyo a las acciones/resultados:

En este contenedor tendremos toda la información necesaria para poder realizar las acciones o conseguir los resultados.

¿Cómo sería un proceso completo y su organización?

Imaginaros que tengo una reunión con el cliente y me indica que hay que hacer un nuevo login sobre una nueva librería. Esto lo dejo apuntado hasta el momento en que aclare qué es eso para mí.

Cuando lo he aclarado, he visto que para conseguir ese resultado necesito realizar más de una acción y estas serán:

Con esto, tu sistema quedaría así:

Sistema
Resultados - Tener el login sobre la nueva librería
Cosas que tengo a la espera
Tareas pendientes de hacer - Escribir a Pedro para que me explique el login actual - Escribir a Soporte para pedir la documentación la librería
Tareas que no puedo hacer hasta un momento concreto - 1 de marzo: actualizar la librería en el login
Tareas que ahora mismo no quiero/puedo hacer pero sí en el futuro

Imaginaros ahora que he hecho las dos tareas pendientes, y que al revisar un poco el código he visto una posible mejora técnica modificando la función de login, pero que, por la urgencia del proyecto, no puedo acometer ahora. Entonces, mi sistema quedaría:

Sistema
Resultados - Tener el login sobre la nueva librería
Cosas que tengo a la espera - Pedro: Me convoque a una reunión para ver el login actual - 1 de enero
Tareas pendientes de hacer
Tareas que no puedo hacer hasta un momento concreto - 1 de marzo: actualizar la librería en el login
Tareas que ahora mismo no quiero/puedo hacer pero sí en el futuro - Modificar el código de login con la mejora en rendimiento

Y así iría evolucionando mi sistema hasta conseguir el resultado esperado: “Tener el login sobre la nueva librería”.

Resultados

Mi experiencia aplicando una metodología de efectividad personal ha sido increíble. Antes era una persona olvidadiza, muy poco organizada y siempre atendiendo las urgencias que llegaban en mi bandeja de correo. El camino no es fácil: requiere tiempo, reflexión y experiencia. No es sólo leer, sino llevar esas lecturas a la práctica y ver el resultado.

El proceso de implantación ha sido progresivo: empecé leyendo mucho sobre el tema, creando mi sistema desde cero, aplicando las buenas prácticas indicadas, añadiendo ciertos recordatorios, revisando mi sistema de vez en cuando, tomando notas…

Poco a poco, comencé a establecer pequeños hábitos y a organizar mejor mis contenedores. Empecé a preguntar, compartir y probar con otros compañeros que tenían los mismos intereses que yo. Y así, el sistema empezó a mejorar.

A día de hoy sé que tengo unas bases muy bien asentadas. Queda camino por andar (siempre se puede mejorar) pero en los resultados me baso para saber que el camino elegido ha sido el indicado.

Bibliografía

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