Cómo hacer que el trabajo con dinámicas sea un éxito

Las dinámicas de grupo son una herramienta fundamental en mi día a día, las utilizo para el diseño de productos y servicios, para la generación de nuevas ideas, para resolver problemas… Cuanto más trabajo con ellas (tanto si participo como si las modero), más valoro y recomiendo utilizarlas.

Los resultados que se obtienen de una sesión son alucinantes. El resultado del trabajo en equipo es mucho más creativo y productivo, el ahorro de tiempo que supone hacer una dinámica frente al trabajo individual es significativo.

Pero no sólo eso, hacer este tipo de sesiones permite motivar a las personas que participan sacándoles de su rutina, dándoles un espacio para escuchar lo que tienen que aportar y compartir más tiempo con sus compañeros.

Sin embargo, estoy observando una tendencia negativa a trabajar con dinámicas. Hace unos meses, cuando llegaba a un cliente a hacer una dinámica me encontraba a personas deseando probar nuevas formas de trabajar y algún que otro desconfiado del método, pero siempre abiertos a probar.

El resultado con ellos siempre fue positivo, surgieron muchas ideas, soluciones a problemas, se llegaba a acuerdos, se adelantaba mucho trabajo en una sola sesión… Los participantes salían satisfechos, habían participado en algo útil y sabían que hacer a continuación.

Últimamente no encuentro la misma predisposición, cuando entras en la sala el ambiente que se respira no es tan positivo, debido a que muchos de ellos ya las han utilizado y no han tenido éxito esperado, seguramente porque no se han hecho bien.

Y es que las dinámicas no son brujería, si no se moderan bien, si no se selecciona la dinámica correcta y, sobre todo, si los resultados no se continuan… la dinámica pierde todo su valor.

¿De qué sirve, por ejemplo, seleccionar ideas para evolucionar el negocio si luego no se hace nada con ellas y sólo se quedan en el post-it pegado en la tablón?

Así que es ahora cuando nuestro trabajo es más importante que nunca, tenemos que conseguir meterlos en la dinámica y hacer que esta sea útil para que vuelvan a confiar en el método.

Cómo conseguir que la dinámica sea útil

Una dinámica tiene que ser útil y lograr su objetivo. Es el moderador de la sesión quien debe guiar a los participantes a que esto ocurra (y que además quieran repetir).

A continuación enumero una lista de consejos para conseguir que una dinámica sea útil:

  • Algo básico es seleccionar bien a los asistentes a la sesión. Estos tienen que formar un equipo multidisciplinar que pueda aportar distintos puntos de vista y que incluya a personas con capacidad de decisión. De esta forma, el resultado final será más completo y estará esponsorizado.
  • Conocer el contexto previo. Existe un catálogo muy amplio de dinámicas con un fin claro. Hay que seleccionar la más adecuada para cada caso. Sin embargo, puede que las necesidades del cliente o equipo con el que se vaya a trabajar sean diferentes y que se requiera alguna personalización o incluso crear una dinámica adhoc. Y, por supuesto, siempre que se cree una dinámica nueva, pruébala antes de ejecutarla.
  • Prepara bien la sesión con el equipo que vaya a moderarla y llevad ideas en la recámara, para que, en caso de que la generación de ideas se estanque, puedas darle un empujón.
  • Soluciona los asuntos logísticos antes de la sesión. Para poder aprovechar todo el tiempo disponible en la sesión, prepara todo el material que necesites para realizar la dinámica los días previos y asegurate de que la sala en la que va a desarrollarse tiene el espacio y equipamiento necesario.
  • Explica bien en qué consiste la dinámica, las reglas del juego y, sobre todo, el objetivo de la dinámica para involucrar a todos en la sesión.
  • Evita discusiones o asuntos que no tengan que ver con el objetivo de la sesión. Es nuestro trabajo detectarlas y pararlas. Pero cómo puede ser muy frustrante para los asistentes detectar un problema y que no se haga nada al respecto, puede ser útil anotar el tema en un post-it y tratarlo al final de la sesión o en una sesión diferente.
  • Dedicar un espacio final para conclusiones y próximos pasos. No hay nada más frustrante que trabajar en algo que no llega a nada. Para ello, dedicar un espacio al final para trazar próximos pasos o incluso asignar responsables de estos, puede suponer un empujón a que el trabajo tenga continuidad.

Cómo convertir a un asistente en participante

Meter a los asistentes en la sesión, sea cual sea la predisposición que traigan, siempre es responsabilidad del director de orquesta.

Sin embargo, ahora que la tendencia de los clientes es “estar de vuelta” en esto de las dinámicas, es cuando nuestro trabajo importa más que nunca.

A continuación dejo algunas recomendaciones para ayudar a que los asistentes participen y se muestren colaborativos:

  • De nuevo, la selección del equipo es básico. Descartar “convidados de piedra” que no estén por la labor o que sólo tengan que asistir por motivos políticos. Cuando ya se conoce previamente al equipo con el que se va a trabajar es más sencillo elegir a los participantes que mejor pueden aportar en este tipo de sesiones. Pero cuando es la primera vez que se trabaja con un equipo, es útil tener una reunión previa con el contacto que tengamos para trabajar en estos puntos.
  • En una dinámica todas las opiniones importan por igual. Por eso es importante detectar a las personas que interrumpen de forma constante, a los responsables que no dejan a hablar a sus compañeros, a quien impone sus opiniones… Para evitarlo, lo más útil es que haya más de una persona observando y moderando el trabajo en equipo y que corte las imposiciones, propiciando la participación de las personas que están más cortadas a la hora de intervenir.
  • Distribuir bien los equipos. Cuando en una dinámica haya que trabajar en parejas o dividir a las personas en grupos, hacer un buen reparto puede ser clave. Lo ideal es que sean personas que no trabajen juntas habitualmente o que no no haya una relación jerárquica directa.  También variar la distribución de equipos durante la sesión puede ser una herramienta para solucionar problemas de participación.
  • Evita distracciones. Se necesita que los participantes estén centrados para que las ideas fluyan, así que hay que mantener las interrupciones lo más lejos posible. Algo básico es dejar móviles y ordenadores al margen, pero para este punto también puede ser útil sacar a los participantes de sus oficinas y así evitar que otras personas les interrumpan.
  • Utiliza el espacio y el tiempo como herramientas a tu favor. Para ser productivos hay que estar descansados, por lo que hacer las sesiones a primera hora favorecerá el resultado de la dinámica al igual que hacer descansos cada 2 ó 3 horas para recargar pilas.
  • Sorprende a los asistentes. No hay mejor forma de hacer que los asistentes muestren interés que mostrarles algo nuevo y diferente. Sé creativo con las sesiones, sacales de su contexto habitual, si están cansados de los post-it crea una sesión sin post-its, con cosas manuales o sin nada…cambia de sala, de oficina, de materiales, de moderadores…

Conclusión

Trabajar con dinámicas es útil y productivo. Pero es verdad que no funcionan por sí solas, su éxito depende de los participantes y sobre todo de los organizadores, ya que en sus manos está ayudar al equipo a alcanzar el objetivo de la sesión.

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