Cómo garantizar una buena experiencia de empleado en Full Remote.

Ha tenido que sorprendernos una pandemia para cambiar el modelo de trabajo en España.

Todos nos hemos tenido que adaptar a un modelo de trabajo que algunos miraban de reojo con cierto escepticismo (no olvidemos que la cultura del presencialismo ha formado parte del estilo de liderazgo de muchas empresas) y otros aunque estábamos acostumbrados a teletrabajar, hemos pasado a un modelo full remote.

Hasta los más descreídos han probado que se puede teletrabajar y seguir manteniendo y/o mejorando los resultados, y muchos lo han superado con nota. Todos nos hemos tenido que adaptar al uso de la tecnología como única vía para trabajar, a nuevas herramientas del trabajo en remoto por ejemplo, dinámicas en remoto y (re)pensar nuevos, flujos de trabajo, comunicación, relación con nuestros clientes, y por supuesto la relación con las personas que componemos una empresa.

Desde el punto de vista de la gestión de las personas en estos nuevos entornos más VUCA (Volatility, Uncertainty, Complexity y Ambiguity) que nunca, el reto está en no quedarnos en la mirada simplista de si la “nueva normalidad” es teletrabajar o no y sus nuevas reglas, sino crear una nueva realidad donde las personas estén alineadas con un propósito común y un nuevo modelo de trabajo basado en los principios de Autonomía y Libertad.

Los equipos de People (o Recursos Humanos como se llama más habitualmente de manera desacertada, ya que las Personas no son recursos) tenemos el desafío de adaptar la experiencia de empleado desde esos principios, teniendo en cuenta que aunque ahora las relaciones sociales en el entorno laboral son 100% digitales, en un futuro próximo serán híbridas y se simultanerán ambas, presencial y digital, pero con el propósito de garantizar la satisfacción y compromiso de las personas.

Os contamos cómo lo estamos haciendo en Paradigma desde el enfoque de People, desde la única certeza de que no hay certezas y que iremos iterando nuestros flujos de trabajo a las necesidades de las personas en base al contexto actual. Por eso, desde el minuto uno, en el equipo hemos trabajado desde una perspectiva de:

• Flexibilidad y capacidad de adaptación.
• Humildad para decir no lo sé y rectificar.
• Gestión de la incertidumbre en las personas.
• Creatividad para hacer las cosas de manera distinta, pero sin perder nuestra esencia.

Nuestro ADN empezó a fluir en pocos días. La coordinación y el trabajo en equipo entre los distintos círculos - áreas- surgió de forma natural y espontánea. La primera semana ya se creó un equipo de trabajo mixto, Marketing, People y Facilitadores, para poner en marcha iniciativas muy “nuestras” que pretendían que nos sintiéramos cerca, pese a la distancia. Y, ¿cuáles han gustado más a nuestros paradigmátic@s?:

• Café Virtuales: nos han ayudado a no perder el “contacto” entre compañeros, tan importante para nosotros. Y de los cafés mañaneros, a las “cañas virtuales” y “afterwork virtual”… lo importante es verse, charlar y estar en contacto.
• Toc, Toc, ¿se puede?: Ha consistido en montar un plan de acompañamiento individual para charlar y ver en qué podemos ayudar a los compañeros, ya que ante la adversidad no todos respondemos igual, y no queríamos que nadie se sintiese solo.
• Concursos y talleres varios: desde concurso de Torrijas, recreación de Star Wars, taller de dibujo para niños, etc.
• Mantente activo: compañeros nuestros se han lanzado a ser profes de Yoga, de Fitness y menos mal que les apasiona el mundo del desarrollo y la tecnología porque si quieren, pueden ser muy pro ;)

¿Qué hemos aprendido de estas sesiones de trabajo mixtas y 100% en remoto? La primera lección más importante es la necesidad de tener unas reglas del juego claras, explícitas y compartidas por todas las personas, que nada tienen que ver con las anteriores. En nuestro caso nos han ayudado:

• Objetivo claro de la reunión/sesión de trabajo.
• Puntualidad.
• Buscar un lugar tranquilo y sin interrupciones.
• Concisos en nuestras intervenciones.
• Silenciarse cuando no se interviene.
• Respetar la palabra del otro.
• El uso de la cámara (si el ancho de banda de te lo permite).

La segunda ha sido y es la comunicación. En un momento de incertidumbre y de ausencia de contacto es fundamental mantener a los equipos informados y cohesionados. Es un tema tan importante que da para otro post, pero solo mencionar que los equipos hemos valorado mucho la comunicación constante y transparente por parte de Paradigma a través Carmen Vidal y Nacho Cabrera, CEO y Presidente respectivamente.

Se ha realizado una una secuencia de comunicaciones, titulada #EsÉpocadeHéroes, en distintos canales como mail o videollamada. Y, la más reciente, al más puro estilo Paradigma y desde la humildad de saber que no se tienen todas las respuestas, una videollamada en directo y abierta a que todos los paradigmatic@s les preguntemos dudas y/o compartamos nuestras inquietudes en tiempo real, ya que... ¡todos remamos juntos!

Y mientras tanto, desde People seguimos re-diseñando nuestra manera de trabajar en torno a tres bloques que siguen nuestro employee journey:

• Candidate Experience.
• OnBoarding.
• Employee Experience.

Candidate Experience

Nuestro gran reto consiste en adaptar todos nuestros procesos al Full Remote, con la mirada puesta en que este modelo ha venido para quedarse. Para nosotros el contacto entre personas siempre ha sido algo muy importante a la hora de garantizar que los nuevos compañeros cuenten con valores afines, pero pronto comenzamos a coordinar entrevistas en remoto sin dejar de lado la calidad de nuestro proceso. Un tablero Kanban daba visibilidad de los procesos de selección a las personas implicadas en el proceso de reclutamiento, sabiendo en cada momento en qué punto nos encontramos. Ahora más que nunca, el acceso a la información y la comunicación contínua es una cuestión crucial para seguir avanzando sin bloqueos.

El objetivo en el proceso de recruitment es ser capaces de hacer llegar nuestro ADN a través de la pantalla. Para nosotros nuestras oficinas son un gran aliado, son capaces de transmitir nuestra cultura solo con echar un vistazo: espacios abiertos, zonas de ocio, terraza y salas de reuniones que facilitan la creatividad…, son algunos de nuestros espacios más acogedores. Ni qué decir de la personalización de cada puesto, lo cual da señales de las aficiones y gustos que puedes tener comunes a las personas que componen Paradigma.

Desde People en este tiempo hemos puesto en marcha varias iniciativas que pretenden acercar esa realidad a nuestros candidatos virtuales.

• Paradigma Start: nuestra bienvenida virtual a la no-company.
• Encuesta de satisfacción del candidato: qué mejor que preguntar al usuario final para poder afinar el tiro.

OnBoarding

El OnBoarding de nuevos compañeros es una fase vital en nuestro compromiso con la experiencia del empleado. Requiere de la coordinación de People, Facilitadores, Sistemas y Círculo de la especialidad técnica a la que pertenece el compañero (Agilismo, UX, Front, Financiero, etc.). Es un proceso que dura tres meses, en el que nos aseguramos de que cada nuevo compañero cuente con:

• Una inmersión a conocer cómo trabajamos y nos organizamos en Paradigma. En formato digital, que no automatizado: preferimos seguir dedicando el tiempo que cada nuevo compañero merece y hacerlo en directo.
• El acompañamiento tanto de su guía paradigmático como de compañeros de People (alguien debe contar esas reglas no escritas).
• La posibilidad de registrar su satisfacción a los tres meses de su llegada. Más formas de iterar con la mejor de las valoraciones a tener en cuenta.
• El acompañamiento de personas de referencia de su círculo.

Otra cosa no, pero aquí quien anda solo es porque quiere; y con mayor relevancia en estos meses en los que estamos toda la organización en formato Full Remote. Las nuevas incorporaciones han de sentirse como en casa, nunca mejor dicho XD.

Employee Experience

Hace tiempo, y ahora aún más en un modelo Full Remote, que dejamos de creer que el aprendizaje y desarrollo de las personas es solo responsabilidad del área de People (o HR). Creemos que el modelo push (“tienes que hacer tal curso/formación, etc”) no encaja con nuestra cultura de Libertad y Responsabilidad. Confiamos en las personas y en su capacidad de autogestión, apostamos por un modelo donde todos somos arquitectos de nuestro aprendizaje, donde el "tengo que ir a la formación X" se cambia por "Quiero aprender o mejorar en X ¿Cómo lo hago?".

Aunque nuestro modelo se basa en la auto-responsabilidad de las persona para elegir qué quieren aprender y/o mejorar, en ningún momento están solos, desde el círculo de People y círculos técnicos les acompañamos y orientamos. En Paradigma tenemos distintas iniciativas que fomentan esa cultura de mejora y aprendizaje continuo que nos ayuda a evolucionar como profesionales y personas. Os contamos algunas de las que han iterado más en este periodo:

ADN - Cultura

ADN busca la mejora continua en nuestros equipos a través de una cultura de:

• Feedback: es necesario saber qué hacemos y cómo lo hacemos para poder mejorar.
• Social Learning: a través de la colaboración entre equipos las buenas prácticas se comparten y extienden de unos a otros.

Es una iniciativa que pone el foco en los equipos, éstos de manera colaborativa realizan su propia auto-medición en diferentes enfoques llamados “cromosomas”:

• Tecnología.
• QA.
• Customer Experience.
• Agile.
• Cultura.

Desde People acompañamos a los equipos en el ADN de Cultura. Consiste en una parte vivencial a través de una dinámica de equipo, que va variando en función del valor o competencia en la que queramos profundizar según el equipo y/o contexto, y una parte de puesta en común de la observación sistemática del equipo por parte de People, refuerzo y/o tips para la mejora de los comportamientos asociados a esos valores y/o competencias.

Por ejemplo, en este último ADN, Full Remote y confinados, lo hemos enfocamos en 4 vectores:

• Capacidad de Adaptación y Flexibilidad.
• Entrega de Valor al Cliente.
• Comunicación.
• Innovación.

Learning Experience

Uno de nuestros lemas favoritos es Be Learner, my friend! En Paradigma son muy variadas las opciones de aprendizaje técnico con la que contamos: seminarios, talleres, afterworks, webinars y comunidad de conocimiento, que nos permiten compartir unos con otros lo que mejor sabemos hacer. El hecho de que ahora sean 100% en remoto no ha parado nuestras ganas e iniciativa par seguir aprendiendo, con más más recursos que tiempo que nos gustaría tener para dedicarles!

Y como es de esperar, en una empresa donde lo primero son las personas, el desarrollo de los componentes más humanos también los cuidamos. Dos iniciativas ayudan a nuestros equipos y compañeros a evolucionar desde el mundo de vista de las soft skills:

• #TeAyudo: aunque en Paradigma tenemos una cultura de feedback constante, sí animamos a participar en un modelo de feedback 360º más estructurado y 100% voluntario, que permite a los participantes evidenciar sus fortalezas, celebrarlas y ponerlas al servicio del equipo, así como evolucionar en nuestras áreas de mejora.
• Apuesta por ti: son talleres enfocados a adquirir nuevas competencias, o hacer un Reskilling de algunas, que van desde la Gestión Emocional y el Estrés, Comunicación, Asertividad, Gestión de Conflictos, etc.

¿Y qué hemos aprendido como People en estos meses de Full Remote?

Nosotros ya teletrabajábamos; contábamos con ventaja en esta situación de Full Remote. Pero aun cuando pensábamos que teníamos mucho recorrido, son muchos más los aprendizajes recogidos en estos meses que llevamos de confinamiento:

• A organizarse y gestionar el tiempo, tanto en el plano individual como de equipo. No es cuestión de horarios (equivalente al presencialismo), es cuestión de responsabilidad para con el equipo y el cliente. Las felicitaciones recibidas por nuestros clientes, es prueba de ello ;)
• Mejorar la priorización de atención a peticiones urgentes vs. importantes. Hemos aprendido a gestionar las interrupciones. No todo es “para ya”. Respeto mi tiempo y el de mis compañeros. La comunicación asíncrona nos lo ha facilitado.
• Como consecuencia de la anterior, mayor autonomía. “Antes de interrumpirle, voy a ver si consigo sacarlo por mí mism@”.
• Comunicación escrita: clara, concisa y rica en información. ¡Estamos que lo petamos en Confluence!
• Respeto a los turnos de palabra. Nos sorprendemos que sea más fácil estando todos en remoto que en la ofi. ¿Sabéis por qué? Porque solo cuando callamos, escuchamos al que habla.
• Que el lenguaje no verbal adquiere el respeto que se merece: solo con la cámara mis compañeros sabrán si sonrío, asiento ¡o pongo cara de poker!
• La paciencia: yo no estoy en mi mejor momento ni mi compañero tampoco, “mejor me mantengo calmado para no empeorar las cosas”. ¿Qué tal si nos llevamos esta reflexión a cualquier ámbito y momento de nuestras vidas? Se llama empatía :)

Pero no todo son alegrías y facilidades. Resolver dudas e incidencias es más rápido en persona, así como la resolución de conflictos. Acompañar nuevas incorporaciones es más dinámico si nos vemos cara a cara, ni qué decir de los ratitos juntos en la cafetería, ping pong o cañitas de los viernes.

Desde People sabemos que todavía hay mucho por hacer, que nos toca aprender y desaprender con la única certeza del cambio como constante, por esto estamos convencidos que desde la humildad y la flexibilidad iremos iterando y co-creando soluciones que den respuesta a las necesidades de las personas que componemos Paradigma, con el propósito de que nos sintamos cerca, pese a la distancia, manteniendo nuestra Cultura.

Y, como broche final:

"Los analfabetos de este nuevo milenio no serán los que no saben leer y escribir sino los que no están dispuestos a aprender, desaprender y reaprender", Alvin Toffler, visionario de la economía del conocimiento.