Quiero que mi empresa sea ágil, ¿por dónde empiezo?

Uno de los grandes retos que se plantean las empresas hoy en día es realizar la Transformación Digital. Una de las partes más importantes de este proceso es la transformación metodológica hacia un modelo Agile.

Agile está cambiando la manera de funcionar de muchas empresas dando mejores resultados. El motivo principal de esta mejora es porque Agile se centra en las partes que generan valor. Para conseguirlo hay que tener paciencia, constancia y valentía. Los cambios nunca son fáciles, suelen generar ansiedad y cambiar la forma de trabajar de muchas personas es algo complejo. Para esta labor no existe una receta, sólo podemos observar, inspeccionar y adaptarnos. Sin embargo, gracias a nuestra experiencia, sí podemos dar algunos consejos e ideas para que este proceso no sea traumático y llegue a buen puerto.

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¡Queremos ser Spotify! Cuidado con esta manera de ver Agile. Spotify funciona porque se dan las condiciones aptas para ellos, pero cada empresa es diferente. Spotify nació con esa cultura y ha ido evolucionando según su entorno y necesidades. Casos muy diferentes son las empresas que nacieron con waterfall y quieren cambiar a Agile. De Spotify y otras compañías similares podemos aprender herramientas o técnicas para probar en nuestras empresas y estudiar si nos funcionan, pero Spotify no es una fórmula de éxito que todas las empresas deban utilizar. Un ejemplo de esto son las “guilds”, que son utilizadas en Spotify como mecanismos para que el conocimiento fluya en la compañía. Las comunidades son una herramienta que en otro contexto se acaba convirtiendo en “departamentos” y que rompe con la idea de “equipo unido trabajando en un producto”, las personas acaban pensando más en su “departamento” que en su equipo.

¿Por dónde empezar? Lo primero que hay que conseguir es un sponsor que patrocine el cambio. Una transformación como esta requiere una carta que poder jugar cuando la fricción  aparezca. Para que la dirección patrocine es ideal buscar un trainer o coach que les enseñe sobre el cambio que supone adoptar Agile en sus compañías. Las empresas que se han enfrentado al reto de introducir Agile en sus empresas desde abajo y sin contar con el apoyo suficiente han sufrido hasta el punto de tener que abandonar. El problema principal es que marcos de trabajo como Scrum cuestionan las formas tradicionales de hacer las cosas. ¡La manera en la que nos han enseñado a hacerlas!

Por ejemplo, ¿cuántos Diagramas de Gantt hemos visto acertar? En nuestro caso cero. Entonces, ¿por qué tenemos a gente que solo se dedica a actualizarlos? Estas cuestiones cuando empiezas por abajo se ven claras, son cosas que la mayoría de nosotros hemos visto, hay mucha improductividad a nuestro alrededor. Por eso, al empezar por abajo se suele conseguir una mejora muy rápida. Las dificultades aparecen cuando el proyecto interactúa con otras áreas y, sobre todo, cuando llegamos a cierto nivel jerárquico. En ese momento suele aparecer algún mando intermedio que nos pedirá el Diagrama de Gantt o que nos dirá que por qué hacemos las cosas de manera diferente. Es en ese momento donde deberemos jugar con la carta del sponsor que nos está apoyando en el proceso, si no la tenemos posiblemente tendremos que abandonar.

Cuando abandonas una transformación se produce el doble de frustración en las personas que comenzaron. Por un lado, la desilusión de volver a hacer las cosas como antes sabiendo que no son productivas; y en segundo lugar, la sensación de fracaso por haber conocido otra manera mejor de hacer las cosas y no poder seguir por el buen camino. Por tanto, es fundamental tener el máximo apoyo antes de empezar.

El siguiente paso es elaborar un plan. ¿Un plan? Sí, en Agile existe la planificación. La diferencia con waterfall es que se asume que los planes fallan, es por ello que los construimos de manera sencilla y para que nos sirvan como guía para saber a dónde queremos ir y prever futuras dependencias externas. El tiempo para transformar una compañía dependerá de su tamaño, pero no es de extrañar que sea un proceso que dure años, es mejor ser pacientes que dar pasos equivocados.

¿Cómo construímos un plan en Agile? Hay varias maneras de hacerlo. Es muy útil tener un tablero físico para hacerlo. Hay muchas herramientas digitales que podrían ayudar, pero un tablero físico llamará mucho la atención y nos servirá como elemento de “marketing” de lo que está por venir. Además, tener de un vistazo el estado de cómo evolucionan nuestros proyectos es la mejor manera de llegar por la mañana y saber en qué punto estamos y hacia dónde tenemos que ir. Y el último efecto es que mejoramos la transparencia, uno de los valores que Scrum o Kanban necesitan para funcionar y mejorar la madurez de las compañías.

El tablero se puede enfocar de varias formas. Lo ideal es poner iniciativas que vamos a iniciar en Agile o departamentos que vamos a ir transformando. En post-its colocamos el nombre de dichos proyectos y en qué meses creemos que vamos a comenzar.

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¿Por qué departamentos o equipos empezamos? Cuando un cambio se produce en una compañía, siempre tendremos personas a favor del cambio, otras a las que les será indiferente y quienes estén en contra. Es importante identificarlos y apoyarse, sobre todo al principio, en esas personas dispuestas a cambiar su manera de trabajar. El resto acabarán acercándose al cambio. Lo ideal es comenzar con un equipo, que será el primero en funcionar de manera Agile y después servirá de ejemplo para su entorno.

Una vez hayamos decidido por dónde empezar, comenzamos el cambio. Lo ideal es utilizar la formación como bandera de cambio. Apoyarnos en un Agile Coach o un Trainer en Agile (Scrum, Kanban, etc.) será clave para enseñar a la gente. Otra idea que podemos realizar es la inversión en certificaciones para miembros del equipo como Scrum Master, Product Owner o en herramientas de Desarrollo Scrum.

Hay algunas técnicas que se pueden utilizar en equipos nuevos. Una es que el propio equipo anote todas aquellas cosas que realizan en su día a día que consideran que no son productivas. No es una acción para quejarnos, sino para evaluar cómo estábamos haciendo nuestro trabajo hasta ahora y ver qué actividades no debemos repetir más. Tenemos que acabar con todo aquello que no sea productivo y sacarlo de nuestra rutina laboral.

Una técnica que se puede usar con proyectos que llevan meses atascados en la fase de documentación y planificación y no son capaces de arrancar es: crear un evento donde todas las personas implicadas en el proyecto elaboren un documento con todo el material que crean importante. A continuación, entre todos seleccionamos los párrafos o partes de la documentación que de verdad tienen valor y eliminamos la paja. Esos trozos “de valor” se imprimen y se pegan en la pared para hacer una priorización de los elementos seleccionados y poder comenzar cuanto antes.

Una vez que este primer equipo o departamento va transformándose y va aprendiendo cómo trabajar, llega la hora de expandir el conocimiento. Hay una técnica que funciona muy bien, que es una vez que un equipo ha completado un proyecto en Scrum, romper el grupo y repartir a las personas en diferentes equipos. La idea es extender el conocimiento a otros equipos y conseguir el factor viral. De esta manera, poco a poco, aprenderemos a trabajar en Agile y el cambio se hará visible y real.

Otra técnica que se usa a menudo es conseguir que cada equipo sea lo más transparente posible. Esto lo hemos podido ver en algún cliente en el que un equipo empezaba a funcionar y los que estaban a su lado veían como esas personas salían a su hora, eran felicitados, eran productivos y eran felices. ¡Yo también quiero eso en mi proyecto!

¿Y ahora qué? Es importante hacer seguimiento del plan, ver el estado del cambio y, sobre todo, medirlo. Medir el cambio nos ayudará a tomar decisiones que apoyen la transformación y que favorezcan la mejora continua. Una manera de estudiar el estado de Scrum es con herramientas como el Checklist de Kniver. Este checklist mide el estado de Scrum en un equipo, aplicado a muchos equipos nos puede dar un KPI útil.

Una vez que el cambio empieza a dar resultados y la mejoría se hace patente ya será difícil dar marcha atrás, por lo que posiblemente tengamos que hacer cambios en nuestra organización. Esta reestructuración  no es algo sencillo y a veces requiere de una estrategia clara de reubicación o de transformación que ayude a estas labores.

Algunas compañías descubren que frameworks como Scrum o Kanban no encajan y terminan por crear sus propios métodos Agile. Gracias a la filosofía de transparencia que fomenta Agile, este tipo de compañías suelen ir a eventos a difundirlo y que les pueda servir a otras empresas para aprender ideas nuevas. Además, es una buena manera que crear tu propia forma de hacer la cosas, lo que redunda en una mejor imagen de marca.

Las transformaciones son complicadas, pero si no nos transformamos estaremos obsoletos, cambiar es necesario y negarlo nos hará menos competitivos. Adaptémonos a los cambios, a la competencia, a nuestros clientes; solo así sobreviviremos en un mercado cada vez más agresivo y exigente. ¡Abracemos el cambio!

Soy un apasionado del mundo Agile. Actualmente participo con los diferentes equipos de Paradigma para ayudarlos a aplicar correctamente estas innovadoras técnicas. Además, colaboro con los clientes que lo soliciten para introducirles en el mundo del Scrum, Kanban o XP. Mi objetivo es mejorar la satisfacción de todas las personas que participan en un proyecto.

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