¿Sientes que las 24 horas que tiene el día se te quedan cortas? ¿Te gustaría ser más productivo/a? ¿Quieres aprender a priorizar y a sacar adelante todas las tareas que te propongas?

En el episodio de hoy hablamos de GTD, una metodología de productividad personal basada en hábitos que permiten poner el foco en lo que realmente es importante hacer en cada momento lo que te ayudará a conseguir tus objetivos.

¿Qué es GTD?

Como decimos, GTD es una metodología que nos ayuda en la gestión de nuestra productividad personal. Fue desarrollada por David Allen y está documentada dentro del libro ‘Getting Things Done’, o lo que es lo mismo en castellano “organízate con eficacia”.

GTD: la productividad personal “sin estrés”

GTD es un medio para conseguir un fin, que es saber que lo que estamos haciendo es lo que tenemos que hacer y no otra cosa. El contenido de esta frase, que puede ser muy obvia, es algo muy difícil de conseguir. Muchas veces no diferenciamos lo importante de lo urgente, o bien hay otros motivos por los que no hacemos la tarea que tendríamos que estar haciendo.

A esta metodología se le asigna la frase de “productividad personal sin estrés” y es algo totalmente cierto, ya que saber que lo que estamos haciendo es lo que tenemos que hacer nos da esa cierta tranquilidad de estar haciendo lo correcto.

El saber también a qué no dedicamos nuestro tiempo, aunque parece contradictorio, es importante para saber dónde ponemos el foco.

Experiencia productiva y ciclos abiertos

Llamamos experiencia productiva al momento de máxima productividad, cuando estamos haciendo una tarea y sentimos que estamos 100% concentrados/as y nada ni nadie nos quita la atención.

Por otro lado, ciclo abierto puede ser desde una idea muy compleja hasta una muy sencilla, que se queda en nuestro cerebro y consume mucho espacio, mucho esfuerzo mental. Son ideas que almacenamos y que son muy difíciles de dejar en un segundo plano.

Normalmente están fuera tareas del día a día, por lo que suelen ser una distracción y un impedimento para que seamos productivos/as.
El GTD nos ayuda a que esa idea quede almacenada en nuestra memoria, en un segundo plano, y la recordaremos más adelante, cuando sí podamos dedicarle tiempo y así centrarnos en lo que sí debemos hacer. Nos ayuda a despejar la mente y a alejarnos del ruido.

Cinco pasos para conseguir que GTD funcione

Esta metodología nos propone seguir 5 pasos para que realmente funcione:

  1. Capturar: todo lo que nos llame la atención debemos sacarlo de nuestra cabeza y meterlo en un sistema mental confiable. Es importante que lo capturemos al 100%, independientemente de si después lo vamos a desechar o no. Algo clave es convertir esto en un hábito.
  2. Aclarar: la tarea no viene dada, tiene que determinarse. Aquello que hemos capturado significa pensar en qué y qué implica. ¿Qué es esto? ¿Debemos hacer alguna acción? ¿Cuáles son las siguientes acciones?
  3. Organizar: ¿dónde tenemos que poner nuestros recordatorios para que el sistema nos avise? Para ello debemos tener en cuenta nuestro calendario, nuestra agenda…
  4. Reflexionar: GTD propone revisar nuestras acciones semanales. Esto nos da claridad porque se genera una visión más global de lo que debemos hacer. Además, este paso fomenta la creatividad y la capacidad de innovar.
  5. Ejecutar: va más allá de hacer una tarea. Es elegir una tarea segura y confiada.

Modelo GTD de los 4 criterios

GTD, además, tiene 4 criterios a la hora de elegir las tareas que tenemos que llevar a cabo:

  1. Contexto: dependiendo del contexto en el que estemos, debemos hacer una tarea u otra.
  2. Tiempo: el tiempo nos limita la capacidad de hacer algo. Debemos hacer tareas que podamos terminar y no dejar a medias.
  3. Energía: nuestro sistema mental tiene una capacidad finita, tenemos que ser realistas de en qué momento del día o de la jornada nos encontramos para llevar a cabo determinadas tareas.
  4. Prioridad: aunque tendemos a realizar tareas en base a la prioridad de las mismas, en realidad la prioridad viene acompañada de los tres criterios anteriores.

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