ShootQ 2: Reseña detallada de la nueva versión

ShootQ anunció  recientemente que a principio de año estaría disponible la versión 2.0 de ShootQ. Sin embargo, para los que ya se subscriben a ShootQ, nos hicieron parte del beta del programa, así que por las últimas dos semanas he estado probando esta nueva versión del ShootQ y les quiero compartir mis impresiones de esta nueva versión.

Para aquellos que no tienen conocimiento de lo que es ShootQ, en términos sencillos es un sistema online para la administración de nuestros estudios fotográficos.

Ya existen numerosas soluciones y programas para ayudarnos a administrar nuestros estudios de fotografía que van desde una simple agenda y archivo hasta programas sofisticados como Successware. Entonces, ¿Qué hace a ShootQ diferente? Muy buena pregunta.

Uno tiene que tener mucho cuidado en como se invierte el dinero ya que hay muchas compañías que nos quieren convencer de que necesitamos sus programas o soluciones. Y para evitar botar dinero tenemos que determinar si realmente necesitamos esa solución o actualización. Para ello tenemos que: 

1. en primer lugar determinar cuales son nuestras necesidades reales (y no las que nos quieren hacer creer que necesitamos),
2. en segundo lugar, evaluar si la solución que se nos ofrece realmente satisface nuestra necesidad, y 
3. en tercer lugar, si lo hace de manera costo-efectiva.

Con eso en mente, evaluaré ShootQ versión 2.0.

En primer lugar, ShootQ va más allá de ser una agenda y un libro de direcciones glorificado. ShootQ es como tener un empleado que nos ayuda en la administración de nuestro estudio.

ShootQ te asiste desde el momento en que recibes una solicitud de información de tus servicios y productos hasta que realizas el servicio o entregas el producto final. Y lo hace creando un sin número de procesos automatizados que van desde recordarte que es próximo y hasta hacer el trabajo por ti.  En mi opinión esto último es la ventaja mayor que ofrece ShootQ a nuestros negocios.

Un poco de historia…

ShootQ no es el producto de una multi-nacional o comapañía grande sino de un grupo de fotógrafos que tenían una necesidad en su estudio y se dieron a la tarea de resolverla. Como no encontraron una solución disponible en el mercado que atendiera las necesidades particulares de un estudio de fotografía decidieron resolverlo ellos mismos.

En el 2003, Andrew Niesen, dueño del estudio LaCour se encontró frustrado ante la desorganización que estaba limitando el crecimiento de su estudio. Andrew, junto a su equipo de trabajo, comenzaron a buscar soluciones. El resultado de esa búsqueda fue que la mayoría de las soluciones funcionaban bajo un modelo tradicional y no explotaban la capacidad del Internet. Así que tomaron cartas en el asunto, y armados con un libro de programación comenzaron a crear prototipos.

De este esfuerzo surgió lo que ellos llamaron “EOS”. Lo que a su vez sirvió de base para el desarrollo de la primera versión de ShootQ. Al descubrir el inmenso poder que tenía el modelo de ShootQ para integrar via el Internet, a principios del 2007 lanzan al público ShootQ versión.

Decididos a convertir a ShootQ en el estandard  para administración de estudio de fotografía y ante el éxito y rápida aceptación que tuvo ShootQ, contrataron ingenieros de programación y diseño para llevar a ShootQ al próximo nivel.

ShootQ 2.0 es el resultado del feedback de sus usuarios, de una pasión de sus creadores y de diseñadores y programadores profesionales para armar a los fotógrafos con una poderosa herramientas que les ayude a convertir sus estudios en unos productivos y exitosos.

Una de las cosas que caracteriza a la gente de ShootQ, y que puedo testificar por experiencia propia, es que responden a las peticiones de los usuarios y fotógrafos. Realmente desean ayudar al fotógrafo a tener éxito.

Que hace ShootQ…

ShootQ es un empleado administrativo que sólo cobra $39.00 mensuales. Le poder que ofrece es sumamente costo efectivo.

Configurando a ShootQ…

Lo primero que uno tiene que hacer es configurar a ShootQ. Algo que sólo nos toma par de horas pero que es esencial para su máximo uso.

En primer lugar configuramos nuestra “marca” o “branding”  integrando nuestro logo y ajustando los colores para que la hoja de solicitud de información y demás aspectos de ShootQ que son para el público se integre todo a nuestro website manteniendo así una presencia uniforme.

Lo segundo que haría es crear las plantilas o “templates” de emails que queremos que el sistema utilice automáticamente. ShootQ nos permite además crear hasta cinco cuestionarios que se le puede enviar a nuestros clientes para obtener más información. Esto es sumamente útil como formulario de pre-entrevista o como cuestionario de satisfacción. Esto tiene un gran potencial para mercadeo y servicio al cliente.

Una vez completados estos dos pasos, configuraos nuestros workflows. Estos Workflows determinan los pasos o “milestones” que tenemos que completar a lo largo del trabajo. Estos workflows asisten en la automatización de ShootQ que lo hace sumamente una herramienta poderosa.

Las tareas que definimos dentro del workflow pueden ser utilizadas para que ShootQ envíe automáticamente notificaciones a los cliente. Por ejemplo, yo lo tengo configurado que una vez yo edito las imágenes de una boda y las subo a la galería online, yo cliqueo en el check mark que dice que esa tarea se completó. ShootQ automáticamente genera un email anunciándole al cliente que las fotos ya están lista para que las vean.

Podemos crear workflows para servicios y productos.

Pasamos entonces a configurar nuestras lista de precios y ofertas. Cuando hacemos esto podemos añadir descripciones elaboradas que, como veremos más adelante, van más allá de meras descripciones sino que se convierten en herramienta de mercadeo. Al determinar el precio de cada producto, ShootQ nos pide que entremos el costo del producto o servicio. Con esa información ShootQ nos deja saber  cual es nuestro margen de ganancia.  

Cuando creamos el producto le decimos también a que workflow pertenece ese producto. Algo interesante que ShootQ hace es que cuando un cliente nos contrata, ShootQ le crea una página de web  en donde el cliente puede revisar el status de acuerdo al workflow.

Podemos crear tantas listas de precios deseemos, por ejemplo, una para bodas y otra para portraits, otra para escuelas.

Una de las fortalezas grande que distingue ShootQ sobre los demás es l capacidad de crear un contrato automáticamente. Podemos crear distintos tipos de contratos fácilmente e insertarle unas “claves” que le permite a ShootQ llenar los blancos correspondientes.

Lo último que tenemos que configura es el sistema de pago o “Merchant Account”. ShootQ trabaja con Authorize.net. PayPal Pro o Skipjack. Si no utilizas una de esas, ShootQ te prmite añadir un link al final del proceso de contratación para que dirijas al cliente al mismo. La único es que tendrás que reportar el pago en ShootQ manualmente.

Ya está ShootQ configurado y ahora procedemos a usarlo.

ShootQ día a día…

ShootQ nos provee un código que usamos en nuestro website para que cuando alguien nos pida información llene una forma que alimenta a ShootQ.

Nuestro uso de ShootQ comienza cuando recibimos una solicitud de información y entra a ShootQ. Esto puede ser de tres formas: a través de una llamada de teléfono, cuando alguien solicita a través del formulario en nuestro website o nos envían un email.

Si la recibimos por teléfono, ShootQ tiene un formulario donde entramos la información para que entre al sistema. Una vez entramos la fecha ShootQ nos anuncia nuestra disponibilidad.

Si recibimos un email lo que hacemos  es copiar el cuerpo del mensaje en le espacio que ShootQ provee.

La tercera forma es cuando alguien llena la forma que ShootQ provee y automáticamente recibimos la solicitud y ShootQ nos anuncia que tenemos un nuevo “lead.” Al igual de que si existe algún conflicto de calendario.

El suer elegante “Home Page” de ShootQ nos brinda información sumamente útil e importante para nuestro estudio. Nos deja saber que eventos contratados tenemos para esta semana. Esto integra automáticamente nuestra agenda en nuestra computadora. Que cosas tenemos pendientes que hacer y el porcentaje de completado y recordatorios. Todos estos son generados automáticamente por los “workflows” que creamos o los podemos generar manualmente.

Una vez recibimos el “lead” procedemos a hacer una propuesta. ShootQ nos lleva paso por paso. Escogemos una de las ofertas que creamos cuando configuramos los precios y podemos modificarlas o crear nuevas sólo para ese cliente. Determinamos el plan de pago y el workflow que utilizaremos. Añadimos cualquier mensaje personal que deseemos. Una vez completado, ShootQ le envía el email al “lead”.

Cuando ShootQ crea el “expediente” del “lead” nos permite añadir documentos al “expediente” (attachments”) y darle seguimiento al “lead”. Esto es una tarea sumamente fácil ya que ShootQ nos deja saber cuando fue la última comunicación con el cliente y nos permite crear recordatorios. Podemos también asignar “estrellas” para designar jerarquías de probabilidad. Desde ese “expediente” pueden enviar mensajes de seguimiento al cliente y modificar la propuesta.

Es importante señalar que ShootQ nos permite contabilizar de donde nos llegan los referidos pata así evaluar que campañas de mercadeo son efectivas.

Contratación sin stress…

Ahora viene la belleza de ShootQ. Digamos que el cliente le gustó tu propuesta y te quiere contratar. Pues, bien fácil ya que ShootQ hace el trabajo por ti. El cliente selecciona la oferta que quiere y ShootQ lo lleva paso a paso por el proceso de contratación o “booking”. ShootQ crea y llena el contrato por ti con la información que el cliente suple. Una vez el cliente firma electrónicamente el contrato dos cosas ocurren automáticamente: ShootQ te notifica que hay una contratación en espera de tu aprobación y lleva al cliente a realizar el pago del depósito. Una vez tu firmas el contrato, ShootQ convierte automáticamente el “lead” en cliente o “Shoot”.

Cuando ShootQ convierte el “lead” en “Shoot” varias cosas ocurren automáticamente. Una es que se pone en agenda el shoot y lo segundo es que se créale workflow correspondiente. ShootQ también crea un espacio para que el cliente pueda chequear su status, su contrato y realizar pagos. Sería una una idea para una versión 3 la creación de un registro de novias.

ShootQ también le envía automáticamente un email de bienvenida al cliente en donde tu puedes crear links a documentos que deseas que el cliente pueda bajar, tales como un pdf con información útil para la boda o link a otra información importante. En este momento puedes generar un formulario sobre detalles sobre la boda para que el cliente lo llene.

ShootQ organiza los “Shoots” en dos categorías: aquellos que están en la fase de pre-producción y los que están en la fase de post-producción.

Bajo el “Shoot” encontraras un sin número de información y opciones para la administración de ese “shoot”. Puedes añadir ordenes de productos (nuevo en ShootQ 2), enviar cuestionarios, enviarle emails de seguimiento, ver el área del cliente, revisar información sobre el evento y añadir “relaciones”.

Este concepto de “Relaciones” es nuevo dentro de ShootQ 2 y es bien interesante. Bajo “Relaciones” se agrupa todo aquel recurso que tiene que ver con el evento: los novios, la coordinadora, el lugar de la boda y recepción,  decorador. Cuando añadimos por primera vez un suplidor como relación del evento este lo crea simultáneamente bajo el área de “Relaciones”. Y aquí viene lo interesante… Digamos que has hecho varias bodas en el Conquistador. Obviamente la segunda vez que lo usas no tienes que entrar la información de nuevo ya que ShootQ la llena automáticamente, pero si vamos al área de “Relaciones” y buscamos bajo “Venues” al Conquistador vamos a ver listadas todos los eventos que hemos hecho allí. Esto son ayuda a ver que suplidores nos envían trabajo, etc.

De la misma forma, si buscamos al cliente, nos dice todo las relaciones y eventos que están atados a ese cliente.

Cuando llega el momento de enviar facturas y cobrar, ShootQ lo hace automáticamente.

Por último, el “Timeline” y “Production” reflejan  los workflows del evento y de los productos para permitirnos darle seguimiento a cada Shoot. Estos, con su nivel de completado, se reflejan en nuestro “home page” como el área del cliente (solo el de “Production”).

Conclusión…

Hay muchos más elementos a ShootQ de los que he cubierto en esta reseña, pero me parece que son suficientes para darnos cuenta que ShootQ como solución cumple cabalmente con los tres principios evaluadores que establecí al principio. 

ShootQ atiende una gran necesidad de recibir y darle seguimiento a las solicitudes de servicios. Automatiza la mensajería y el proceso de contratación y de cobro. 

Nos ayuda a organizar nuestros esfuerzos, eventos y clientes efectivamente para ser más eficientes en nuestros negocios. Esta eficiencia se traduce en ahorros, ya que nuestro tiempo es dinero y lo debemos invertir en aquellas tareas que nos producen dinero.

También espero que hayan notado las muchas veces que use “automáticamente” ya que esto demuestra que la finalidad de ShootQ no es meramente substituir la agenda y el libro de direcciones, sino automatizar procesos de manera que se nos libere para atender otras áreas de nuestro negocio.

El éxito de ShootQ se debe en gran parte a que sus desarrolladores están tratando de resolver necesidades de formas innovadoras. Ellos están pensando “out of the box”. El resultado en una solución efectiva y económica, una herramienta para el siglo 21 que nos permitirá desarrollar nuestros negocios a un nuevo nivel de mayor productividad.

Si fuésemos a contratar a un empleado que nos hiciera todo lo que ShootQ nos hace automáticamente nos costaría mucho más que $39.00 mensuales.

ShootQ resuelve necesidades reales, lo hace de una manera que me ahorra trabajo y dinero y a un precio sumamente costo efectivo. Por su intuitividad, fácil uso, automatización y bajo costo, ShootQ se ha convertido en una herramienta indispensable en mi estudio.