SMS: Programas para Organizar y Administrar nuestros estudios
El siguiente análisis surge de mi necesidad de lograr un sistema que me asista a organizar y administrar el trabajo de a diario de mi estudio.
Se que, como yo, muchos de ustedes tienen la necesidad de mantener organizado los nuevos prospectos como los clientes. Necesitamos una forma de mantener constancia de la etapa en que estamos en cada trabajo con cada cliente. Necesitamos saber cuando fue la última vez en que nos comunicamos con nuestros clientes y con aquellas personas que buscan información y cual fue el contenido de la misma. Necesitamos saber cuando existe un posible conflicto en nuestro calendario y que es lo próximo que tenemos que hacer.
Lo más importante para mi es que, si el sistema ha de resolver mi problema, tiene que hacer sentido, ser eficiente y fluir. Este sistema nos hace falta para asegurarnos que podamos brindar un servicio de excelencia y poder hacer un mercadeo efectivo.
En mi búsqueda he encontrado y estado comparando diferentes alternativas de soluciones que nos permitan administrar eficientemente nuestros estudios fotográficos. Algunas de estas alternativas son programas que se compran mientras que otras son soluciones “online” por la cual se paga una mensualidad. Cada una tiene sus ventajas y desventajas.
Por ejemplo, las soluciones “online” nos comprometen a un pago mensual pero nos permiten acceso donde quiera, hasta desde un iphone o ipod touch. Además, las actualizaciones son gratis.
Mientras que por los programas sólo pagamos una vez (excepto por actualizaciones) pero no tenemos acceso online y si nuestro sistema se daña perdemos la data a menos de que hagamos backups regulares.
Los programas que evalue fueron: Successware (MAC y PC), Contactizer Pro (sólo para MAC), Daylite 3 (sólo para MAC), Outlook (para PC) y Entorurage (para MAC) y SOHO Organizer (sólo para MAC).
Los Servicios Online que evalue fueron: ShootQ, StudioCloud, y Tave Studio Manager
Successware
Successware es el posiblemente el programa más completo para la administración de estudio fotográfico que he visto.
El programa consiste de tres partes:
- Success Tracking: administra la operación diaria del estudio y ayuda a maximizar los ingresos.
- Success Pricing: Nos asiste a establecer precios que nos permitan ganancias basados en costos.
- Success Planing: nos asiste en crean un plan de negocio y a crear documentación de negocios.
Mi mayor problema con Successware es su costo: $1,495.00 por un sólo usuario y $2,495.00 hasta tres usuarios.
Successware ofrece un plan de lease el cual requiere $299.00 set up fee y $49.00 mensuales por un usuario y $79.00 por tres usuarios. Si algún día decides comprar el programa te acreditan los $299.00 pero no las mesualidades que hayas pagados. Con el sistema de lease los upgrades están incluidos al igual que el support.
Los otros programas que probé no son programas dirigidos especificamente a fotógrafos sino que son de uso general pero que son adaptables.
Daylite 3
Este programa es exclusivo para MAC y es el más flexible de todos. Si te tomas el tiempo lo puedes configurar casi como si fue diseñado para estudios fotográfico.
Ofrece una excelente integración con el programa de correo electrónico de la MAC a tal punto que cuando recibes o le envias un email a un cliente, te permite copiar el mismo al data base de Daylite 3 como parte del “expediente” del cliente.
Uno de los features más atractivo es la forma en que Daylite 3 permite manejar los “leads” o prospectos. Los llama “opportunities” (oportunidades) a diferencia de los “Jobs” que sería para los que ya son clientes.
Dentro de “opportunities” te permite crear estimados, darle seguimiento a comunicaciones, labores, importar cartas y documentos, asignar reuniones y crear un “pipeline” que te permite visualmente ver en que etapa del workflow de propspectos estás.
Desde luego, una vez el prospecto te contrata lo conviertes facilmente a un cliente, y comienza un nuevo “pipeline” que tu creas y escoges. por ejemplo, si es un cliente para portraits, una escuela o una boda. Puedes crear todas las pipelines que necesites.
Y si no te contratas puedes determinar las razones para ellos.
La flexibilidad de diseño te permite crear un sin número de informes que te ayudaran a correr más efectivamente tu estudio.
Como el programa se integra fácilmente con el “Address Book” y el “iCal” de tu MAC, esto significa que si tienes Dot Me, puedes coordinar todas las agendas y libro de direcciones de todas tus MAC.
Daylite 3 explota al máximo los beneficios del sistema operativo Leopard permitiendo la creación de folders inteligentes (Smart Folders) para filtrar toda la data del sistema. Por ejemplo, me permite crear una opción en que puedo ver todas los compromisos para esta semana. De esa forma, a primera hora el lunes, puedo ver e imprimir todo lo que tengo que hacer para la semana.
Mi único problema con Daylite fue algunos defectos en la información de agenda que no llega a las smart folders. Trate de enteder por que pero aun no lo he logrado.
El costo de Daylite 3 es $189.00 y vale la pena evaluarlo.
Contactizer Pro
Esta es otra solución para MAC solamente, Muy bien hecho pero para logar hacerla util para un estudio de fotografía requiere mucho trabajo y lamentablemente no tienen un manual de usuario y la ayuda que consigues en el “Help” ayuda poco.
El costo es de $129.00 y no lo evaluaría hasta tanto tuviese un buen manual a menos de que te gusten los retos y tengas mucho tiempo que perder.
Outlook, Entourage y SOHO Organizer
Basicamente el mismo programa de Microsoft, Outlook es la vresión para PC y Entourage es la versión para MAC. SOHO Organizer es un programa para MAC que integra el Address Book y iCal de la MAC de una forma elegante.
Estos programas ofrecen soluciones genéricas que no permiten ningún tipo de flexibilidad para uso de estudios fotográficos. Son buenas opciones si sólo deseas llevar una agenda y libro de direcciones pero si deseas “tracking” de prospectos, clientes y trabajos pendientes no te funcionarán.
Soluciones “Online”
Estas representan las mejores opciones aunque no encontre una solución absoluta. Sin embargo, lo que más me llamó la atención es que todas son soluciones desarrolladas por fotógrafos para fotógrafos (al igual que Successware), que todos está dispuestos a escuchar nuestras necesidades y están honestamente trabajando para desarrollar soluciones reales a nuestros problemas.
Lo único que tenemos que tener en cuenta es que ninguno son compañías grandes por lo que quizas no se muevan a la velocidad que deseamos en el desarrollo de las soluciones, sin embargos, he encontrado que se mueven bastante rápido.
ShootQ.
De ShootQ he hablado bastante en otro artículo y en un podcast. Es una excelente solución si estas buscando un sistema que te permita “contrataciones en linea” y que envie facturas automáticamente.
Una vez recibes una solicitud de información puedes enviar una oferta al cliente. Si éste escoge una de ellas, le permite realizar la transacción completa, desde llenar el contrato hasta cobrar el depósito (necesitas una cuenta paypal). Luego el mismo sistema te permite que se le envíe automáticamente una factura de acuerdo al plan de pago establecido con el “link” para que realice el pago “online”.
La versión 2 de ShootQ ya está a punto de salir (entre noviembre a diciembre) y en estos momentos no están aceptando nuevos usuarios hasta tanto culmine la migración al sistema 2.
Otro de los nuevos features que trae la versión 2 es integración con iphone y ipod touch, entre otros.
Lo que he visto de la versión 2 es que han re-diseñado el sistema completamente y añadido nuevas funcionalidades que lo llevan más allá de “online Booking” a un verdadero Studio Management”.
El Costo es de $40.00 mensuales.
StudioCloud.
A pprimera vista StudioCloud es impresionante a un excelente precio. Pero luego de usarlo por un tiempo he notado una serie de deficiencias serias que demuestra que tal vez quisieron abarcar mucho y no se delimitó cada parte bien, Por consiguiente encontré un sin número de fallas que me dejaron algo decepcionado pero esperanzado que serán corregidas.
StudioCoud quizas es la única de estas soluciones que tiene un sistema algo desarrollado de contabilidad que permite algo de integración con Quickbooks. Por ejemplo, te permite entrar gastos, pero no te permite usarlos como “cost of sale”. Esto quiere decir que no puedes vincular el gasto con la venta para poder así determinar cuanto te ganastes en la venta y cuanto gastastes.
A pesar de tener un interface elegante gracias a la utilización de Adobe Air para su desarrollo, lo encontré algo torpe si uno desea ver un estado global del estudio y de cada cliente.
De hecho me senti como si el programa estuviese fragmentado y como que no se penso mucho en la integración de las partes. Mientras más lo usaba más me frustraba ya que no me resolvía problemas sino que me los creaba.
Por ejemplo, trate de crear un producto titulado “Album” en el que pudiera tener opciones de número de páginas, tipo de cover y otras opciones de manera de que rápidamente pudiese crear un album para mi cliente y obtener el precio del mismo. Lamentablente el sistema sólo está diseñado para crear un artículo con su precio por lo que tendría que crear un montón de alternativas de albumnes. Horrible la implementación.
Otro ejemplo… Si entras a ver la “tarjeta” de un cliente vas a ver muchos tabs pero poca información util, tales como sería… fecha de la boda, lugar de la ceremonia, recepción, contactos como coordinadora, etc. nada de eso encuentras como tampoco tienes lugar para añadirlo.
StudioCloud también incluye una galeria online para que tus clientes pudan ver las fotos, pero lo encontré demasiado básica para ser util. También cuenta con un módulo para ppresentarle a tus clientes las fotos en tu estudio. Algo como para competir con ProSelect, pero al igual que sucedió con la galería online, es demasiado básico para ser una solución realmente útil.
Como señale al principio, fue una decepción. Un gran potencial, buenas ideas, pero como que quisieron abarcar mucho y todo se quedó a medias.
El costo es de $24.95 edición básica y de $34.95 edicción profesional. La única diferencia es que la edicción profesional es para uso de estudios con varios fotógrafos,
Tave Studio Management
Quedé tan impresionado con Tavé que si tuviese online booking hubiese hecho el salto de ShootQ yá. (Decidi esperar a que ShootQ vers. 2 salga antes de tomar una decisión. Mientras tanto los estoy usando ambos. Espero que ShootQ 2 este disponible antes de que mi trial de Tave se acabe.)
Tave es una solución sumamente bien pensada. Todo lo que no pude hacer en ShootQ o en StudioCloud lo pude hacer en Tave. Qué le falta? Por un lado, Online Booking sería bien nice. Otra área es los informes. deben tener más variedad.
Y, al igual que los demás, una forma de integrar emails directamente como lo hace Daylite 3. Dicho esto, tanto en ShootQ como en Tave lo único que hay que hacer es convertir el email en un pdf (en una MAC esto es bien fácil y sencillo) e importar ese documento en ShootQ y Tave bajo el cliente.
Tave tiene sin duda alguna en estos momentos el mejor “homepage” de información sobre mi estudio. Una vez haces el login puedes inmediatamente saber que está pasando en tu estudio, Qué eventos vienen, que tienes que hacer hoy, mañana, que fechas tienes disponibles y cuales no. Un “homepage” fabuloso lleno de información.
Crear productos en Tave es superior a StudioCloud e inclusive a ShootQ. En Tave fue la única solución que pude crear un producto “album” que me permite seleccionar número de páginas, estilo de cover y otras opciones y me formula el precio en la factura desglozando todos los detalles.
La buena noticia es que “Online Booking” es una de los features que pronto estarán disponible.
Y no me puedo olvidar de la integración con el iphone y el ipod touch además de cualquier teléfono con acceso al internet. Me permite inmediatamente ver que está en agenda, que se me debe, etc.
En mi opinión Tave es la mejor solución en estos momentos. Sólida, fluye, lo que tiene trabaja bien y fue bien pensada. Está en una posición ventajosa ya que le falta poco para ser una solución completa. La única cometencia sería ShootQ 2.
Por último, el costo es excelente…. $25.00 mensuales.
Conclusión
Luego de utilizar todas estas soluciones por alrededor de un mes, mi opinión es que Tave Studio Management es la mejor solución disponible en estos momentos. Lo único que carece, pero que no es necesariamente indispensable, es contratación automatizada “online” y forma de realizar trasacciones “online”. Sin embargo, es algo que ya ellos tienen en desarrollo y es posible que antes de fin de año ya sea parte de Tave. El precio de Tave es el mejor de todos y me parece que
ShootQ llega en segundo lugar sobre StudioCloud a pesar de que StudioCloud tiene una serie de features que en papel lucen impresionantes en la practica su funcionamiento es decepcionante. ShootQ esta en proceso de migrar a su nueva versión y sabemos, por que usamos a ShootQ, que la versión 2 expande grandemente la funcionalidad de ShootQ en un verdadero Studio Management Software.
Yo pensé que cuando encontré Daylite 3 había encontrado una solución adaptable a un estudio de fotografía, poderosa y flexible. Sin duda lo es. Pero cuando lo comparo en facilidad de uso con ShootQ, Studio Cloud, o Tave, es un poco confuso y algo impredecible.
Por consiguiente, si tuviera que escoger uno de ellos en estos momentos, sin duda sería Tavé Studio Management. De hecho, ya comence a integrar a Tave a mi estudio. Dependiendo de que suceda con la versión 2 de ShootQ y que tan pronto Tave integre “online booking” determinará cual de los dos termine usando. Definitivamente el costo mensual de Tave es sumamente atractivo y podría ser el factor final.
Todos tienen un trial de 30 días o demo que te permitirá probarlos todos.
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David, Muchas gracias por la comparacion….en lo que ShootQ decide aceptar nuevos clientes, creo que le probare el demo de Tave!
Gracias!
Hola! que programa en español me recomendarías para administrar un estudio fotográfico Gracias.
Lamentablemente no conosco de alguno que sea completamente en español. Si alguno de los lectores sabe de uno que nos lo deje saber y así gestionamos una copia para una reseña.
Sin embargo, aunque la operación de todos es en ingles, mucha de las comunicaciones con el cliente se puede hacer en cuaqluier idioma.
David
thanks so much for taking the time to test and review. It is much appreciated. Did you know that Tave is releasing online booking on Monday Feb 16? exciting. would you make the leap to them then? they seem very active on their forum and just as willing to listen and change as ShootQ. it is tough because both teams are made up of very cool folks who really do want the best for everyone!
Kim
David muchas Gracias por la información voy a probar el demo de Tave, me inicio en el negocio dela Foto en Morelos y la cosa va viento en popa, tengo ya varios eventos y deseo mejorar mi administración así como la venta de mis fotos en linea. Muchas gracias y estoy a tus ordenes.